Ciencias económicas y empresariales
Artículo de investigación
Procesos de sistematización de la gestión de
contabilidad en las empresas industriales
Accounting management systematization
processes in industrial companies
Processos de sistematização
da gestão contábil em empresas industriais
Alexandra
Elizabeth Ramírez-Salas II alexandra.ramirez@unach.edu.ec https://orcid.org/000-0002-8768-3101 Rosalina
Ivonne Balanzategui-García I
Correspondencia: rbalanzategui@unach.edu.ec
*Recibido: 23 de julio 2021 *Aceptado: 20 de agosto de 2021 * Publicado: 09 de septiembre de 2021
I.
Magíster en
PYMES Mención Finanzas, Docente Universidad Nacional de Chimborazo, Ecuador.
II.
Magíster en
Contabilidad y Auditoría, Docente en la Universidad Nacional de Chimborazo,
Ecuador.
III.
Magíster en
Auditoría Gubernamental, Docente en la Universidad Nacional de Chimborazo,
Ecuador.
IV.
Magíster en
Administración de Empresas Mención Proyectos, Ecuador.
Resumen
La razón de haber efectuado la presente investigación, nació de la idea
de demostrar los procesos sistematizados en la gestión contable de una empresa
industrial, debido a que en este tipo de organización, se puede efectuar
procesos como las transacciones comerciales, que se basan en que las
adquisiciones que deben enmarcarse mediante un sistema reglamentario interno,
fijando montos en la adquisición de bienes y servicios, la forma como se debe
acogerse a un sistema de revisión de documentos en la contratación de obras de
infraestructura, en la cancelación de
planillas, liquidación del contrato, registro y devolución de garantías,
revisión de facturas, sistematización y apertura de cuentas nominales y de
orden, registros de las cuentas en los libros diario y mayor; y, lo más
importante, que la empresa debe contar con sistema programático contable
computarizado, el cual permite conocer sobre los productos vendidos, clientes, facturación, proveedores, las cuentas o documentos por
cobrar o pagar, inventarios, reportes sobre liquidación de obligaciones con el
SRI o el IESS entre otros.
Un sistema que mantiene integrada la Contabilidad de Costos y un Control
Presupuestario, garantiza que se pueda efectuar análisis a los estados
financieros; y que, sus resultados sean confiables y oportunos, permite tomar
decisiones oportunas para asegurar el cumplimiento de objetivos planificados.
Palabras clave: Sistematización; proceso; software; gestión; contabilidad; presupuesto;
programación; computarización.
Abstract
The reason for having
carried out this research was born from the idea of demonstrating
the systematized processes in the accounting management of an industrial
company, because in this type of organization, processes such as commercial transactions
can be carried out, which are based on the fact that the acquisitions that must
be framed by an internal regulatory system, setting amounts in the acquisition
of goods and services, the way in which a document review system must be used
in the contracting of infrastructure works, in the cancellation of payroll,
liquidation of the contract, registration and return of guarantees, invoice
review, systematization and opening of nominal and memorandum accounts, account
records in the daily and general ledgers; and, most importantly, that the
company must have a computerized accounting programmatic system, which allows
knowing about the products sold, customers, billing, suppliers, accounts or
documents receivable or payable, inventories, reports on the settlement of obligations
with the SRI or the IESS among others.
A system that keeps Cost
Accounting and Budgetary Control integrated, guarantees that analyzes can be
carried out on the financial statements; and that its results are reliable and
timely, allowing timely decisions to be made to ensure the fulfillment of
planned objectives.
Keywords:
Systematization; process; software; management; accounting; budget;
programming; computerization.
Resumo
A razão de ter realizado esta pesquisa nasceu
da ideia de demonstrar os processos
sistematizados na gestão contábil de uma empresa
industrial, pois neste tipo
de organização podem ser
realizados processos como transações
comerciais, que se baseiam em o fato de que as aquisições devem ser enquadradas por meio de um sistema regulatório interno, fixando
valores na aquisição de bens e serviços, a forma como um sistema de revisão documental deve ser utilizado na contratação de obras de infraestrutura,
no cancelamento de folhas
de pagamento , liquidação do contrato, registro e devolução de garantias, revisão de faturas, sistematização e abertura de contas
nominais e de compensação,
registros de contas em diário e razão geral; e, o mais importante, que
a empresa deve possuir um sistema programático contábil
informatizado, que permita conhecer os produtos comercializados, clientes, faturamento,
fornecedores, contas ou documentos a receber ou a pagar, estoques, relatórios
de liquidação de obrigações
junto ao SRI ou ao IESS entre outros.
Um sistema
que mantém a Contabilidade
de Custos e o Controle Orçamentário
integrados, garante a realização de análises sobre as demonstrações financeiras; e que seus
resultados sejam confiáveis
e oportunos, permitindo que decisões oportunas sejam tomadas
para garantir o cumprimento dos objetivos planejados.
Palavras-chave: Sistematização; processo; Programas; gestão; contabilidade; despesas; programação; informatização.
Introducción
Debemos
tener presente, que existen diversas disciplinas del conocimiento universal,
muchos estudian y aplican sus teorías, mediante la adopción de métodos, que a
la vez facilitan sus análisis, a quienes les confieren el carácter científico,
pues para que puedan cumplir sus objetivos, muchos avanzan mediante una serie
de etapas sistemáticas, con la finalidad de dar solidez a sus teorías y
experiencias; en este orden, las ideas pueden afirmar la existencia de diversas
disciplinas científicas que dan el reconocimiento de etapas o fases sucesivas
que juegan cada una un papel, a la vez que independientemente se relacionan
entre sí, con una serie de atributos en busca de un objetivo.
Si
nos referimos a procesos que persiguen algún objetivo, podemos señalar en este
caso el Proceso de sistematización de la gestión contable en las empresas
industriales, cuyo objetivo fundamental es la obtención y comprobación de la
información financiera, a través de una serie de fases que integran un proceso,
al cual le podemos denominar el proceso sistemático contable de la empresa, a
base de experiencias puestas en la práctica que siempre han dado los resultados
esperados.
La
función de la contabilidad en las empresas es la presentación de estados
financieros que, sirven de información importante para que los empresarios
puedan tomar decisiones en beneficio de sus negocios, por lo que es necesario
implementar nuevas técnicas de información contable, forzados a las exigencias
y la nueva realidad mundial, debido al mercado globalizado que exige que, el
técnico profesional en Contabilidad Sistematizada esté en capacidad de
desempeñarse de manera efectiva en los diferentes sectores económicos, por lo
que debe estar orientado hacia las actividades propias de las organizaciones
empresariales. La Contabilidad Sistematizada es la base sobre la cual se
fundamentan las decisiones gerenciales y por tanto las financieras. La
sistematización contable permite un control sistemático e inmediato del
registro de las transacciones que se ejecutan en la entidad empresarial.
Marco Conceptual
Sistematización contable
“El
sistema contable, puede verse como un sistema cuyo objetivo o producto final
son los estados financieros y el registro contable de todas las operaciones de
la empresa. Se organiza esta información en partidas de diario y luego de ser
procesada se obtiene los reportes contables que son parte de la salida del
sistema. Los recursos que forman el sistema son: el personal que labora en
contabilidad, el equipo que utilizan para procesar la información… Se entiende
por sistema contable el conjunto de procedimientos diseñados en la empresa para
recopilar datos, procesar transacciones y registrarlas en los registros
contables. Un sistema contable será eficaz si existen una serie de métodos que aseguren
que: a) Se identifican y registran todas las transacciones válidas. b) Se
describe el tipo de transacción y se mide el valor de la misma. c) Se determina
el momento en el cual se producen las transacciones” (Cacoj
Pérez, 208, pág. 33).
Sistema de información
“Whitten, Bentley, & Barlow (1997), define la información como “una disposición
de personas, actividades, datos, redes y tecnología integrados entre sí con el
propósito de apoyar y mejorar las operaciones cotidianas de una empresa, así
como satisfacer las necesidades de información para la resolución de problemas
y la toma de decisiones por parte de los directivos de la empresa” (González
Cornejo, 2015, pág. 5).
Importancia de los Procesos contables
“El proceso contable, guía el procesamiento de
los datos que ingresan diariamente en el departamento contable. Es importante
su implementación debido a: 1. Permite el registro de las transacciones
financieras y no financieras que se realizan durante el día. 2. Asegura la
integridad de la información suministrada en los estados financieros. 3. Ayuda
a identificar qué operaciones tendrán mayor impacto en los estados financieros.
4. Controlan la ejecución de las actividades. 5. Suministran información
comparable. 6. Facilitan interpretar la información contable. 7. Aseguran el
correcto registro, clasificación y resumen de las transacciones diarias. 8.
Ayuda a condensar un gran volumen de transacciones, clasificándolas por
partidas contables. 9. Es una herramienta que permite obtener un balance costo
– utilidad. 10. Brinda información resumida, de cualquier área en forma
oportuna” (Macías Palomino & Macías Cruz, 2017, pág. 15).
¿Qué entendemos por sistematización?
El
concepto de sistematización no es nuevo; su aparición y desarrollo ha estado
ligado al desarrollo del método científico y, en los últimos años, sus usos más
frecuentes han estado asociados, básicamente, a dos campos:
·
La sistematización de
información o sistematización de datos; y,
·
La sistematización de
experiencias. La sistematización de información se refiere al ordenamiento y
clasificación de todo tipo de datos e información, bajo determinados criterios,
categorías, relaciones, etc. Su materialización más extendida es la creación de
las bases de datos. La sistematización de experiencias se refiere a las
experiencias vistas como procesos que se desarrollan en un periodo determinado,
en las que intervienen diferentes actores, en un contexto económico y social, y
en el marco de una institución determinada” (FAO, 2004, pág. 15).
Proceso de Contabilidad
“En
toda organización con fines o sin fines de lucro, comercial, servicios e
industria, pública o privada, se realizan frecuentemente operaciones o actos de
comercio tales como comprar bienes y servicios, realizar depósitos en las
instituciones financieras, cobrar las deudas, pagar las deudas pendientes,
vender las mercaderías o los servicios, realizar gastos provenientes de
actividades relacionadas con la actividad comercial de la misma, recibir
donaciones de instituciones públicas, registrar el ingreso y salida de un
socio, devolver o aceptar devoluciones de bienes, importar materiales o
maquinarias, exportar su producción, entre otras, un número muy amplio de
transacciones (hechos económicos financieros) que modifican directamente la
economía y las finanzas de la empresa; precisamente estos actos son el objeto
de la contabilidad” (Alaña C. & Solórzano S.,
2015, pág. 55)
El proceso de información contable
“Las
funciones del sistema de información contable se enmarcan dentro de estas: Elaboración de la información. Qué sucesos
han de ser captados y cómo han de ser tratados.
Identificación y Captación de los datos (hechos contables). Captación de
sucesos, selección de aquellos que son relevantes para la toma de decisiones, e
identificación de los flujos que intervienen en el suceso. Medición y
Valoración: Cuantificación. Homogeneización de los flujos identificados en
términos económicos. Registro. Reflejo
contable de los flujos previamente homogeneizados. Comunicación de la información. Se realizará
mediante formatos o modelos específicos que permite la transmisión de la
información a los distintos usuarios para su comprensión y posterior
utilización en los procesos de toma de decisiones” (García Sánchez, 2017, págs.
33,34).
Redes de computadoras:
“Generalidades. Definición de red. Una red de computadoras es un conjunto de
computadoras autónomas interconectadas. La palabra interconectadas hace
referencia a que existe algún mecanismo que les permite intercambiar datos. Una
computadora es autónoma si tiene CPU y memoria propias. Cada computadora en la
red se denomina host. El concepto de autonomía manejado implica excluir de la
red a las terminales tontas, ya que las mismas sólo gestionan entrada/salida.
Las redes permiten compartir recursos. Notar que no aparece la palabra servidor
en la definición de red propuesta” (Capurro, 2015, pág. 11).
Hardware.
“El equipo físico que compone el sistema de un ordenador se denomina con la
palabra inglesa hardware, cuya traducción literal es “ferretería” o “chatarra”;
en castellano se utiliza la palabra inglesa original o se recurre a expresiones
como “soporte físico”. Es decir, el hardware o soporte físico es el conjunto de
dispositivos electrónicos y electromecánicos, circuitos, cables, tarjetas,
armarios, periféricos de todo tipo y otros elementos físicos que componen el
sistema del ordenador. El ordenador y sus periféricos Componentes de un
ordenador Los elementos básicos de un ordenador son los siguientes: La unidad central de proceso (CPU). La
memoria principal. Las unidades de entrada/salida de información (E/S, en inglés
I/O), también llamadas periféricos En general, el trabajo de un ordenador
consiste en realizar una serie de operaciones con unos datos y presentar
posteriormente los resultados. Para lograr esto, el ordenador debe ejecutar
secuencialmente un conjunto de instrucciones, que constituyen el programa. Este
programa se introduce a través de las unidades de entrada y queda almacenado en
la memoria” (Cueva Lovelle, 2006, pág. 42).
Software.
“Es el conjunto de instrucciones y datos en forma binario, almacenados en la
memoria principal, que le indica a una computadora qué debe hacer y cómo. Es
decir, el software dirige al hardware. Es la parte lógica del sistema
informático. En cierto modo, transforma la computadora en máquina de escribir,
calculadora científica o financiera, escritorio de diseño, estudio musical,
dentro de edición de video, etc. Una computadora sin software es como un
automóvil sin motor. Sin programas, es imposible realizar cualquier tipo de
tarea con la computadora” (Villazán Olivarez, 2015, pág. 24).
Software libre. “Decimos que el software libre se refiere a
la libertad para que los usuarios puedan ejecutar, copiar, distribuir,
estudiar, modificar el software y distribuirlo modificado. El software libre
suele estar disponible gratuitamente, o al precio de costo de la distribución a
través de otros medios; sin embargo, no es obligatorio que sea así, por lo
tanto, no hay que asociar software libre a software gratuito. No hay que
confundir el software libre con el software de dominio público, ya que éste
último es aquel software que no requiere de licencia” (Carrasco Vásconez, 2011,
pág. 10).
Metodología
“Enfoque
cualitativo: es una vía de investigar sin mediciones numéricas, tomando
encuestas, entrevistas, descripciones, puntos de vista de los investigadores,
reconstrucciones los hechos, no tomando en general la prueba de hipótesis como
algo necesario. Se llaman holísticos porque a su modo de ver las cosas las
aprecian en su totalidad, como un TODO, sin reducirlos a sus partes
integrantes. Con herramientas cualitativas intentan afinar las preguntas de
investigación. En este enfoque se pueden desarrollar las preguntas de
investigación a lo largo de todo el proceso, antes, durante y después. EL
proceso es más dinámico mediante la interpretación de los hechos, su alcance es
más bien el de entender las variables que intervienen en el proceso más que
medirlas y acotarlas. Este enfoque es más bien utilizado en procesos
sociales…Enfoque cuantitativo: toma como centro de su proceso de investigación
a las mediciones numéricas, utiliza la observación del proceso en forma de
recolección de datos y los analiza para llegar a responder sus preguntas de
investigación. Utiliza la recolección, la medición
de parámetros, la obtención
de frecuencias y estadígrafos de la población que investiga para llegar
a probar las Hipótesis establecidas previamente. En este enfoque se utiliza
necesariamente el Análisis Estadístico, se tiene la idea de investigación, las
preguntas de investigación, se formulan los objetivos, se derivan las hipótesis,
se eligen las variables del proceso y mediante un proceso de cálculo se
contrastan las hipótesis. Este enfoque es más bien utilizado en procesos
que por su
naturaleza puedan ser
medibles o cuantificables” (Cortés
Cortés & Iglesias León, 2004, págs. 10,11).
Resultados
La
presente investigación, se basó en la metodología con enfoques cualitativo y cuantitativo, debido a que se realizaron
una serie de consultas bibliográficas sobre la sistematización programática y
demostraciones numéricas experimentales, cuyo objetivo fue, identificar
sistemas que no solamente faciliten la gestión de contabilidad en las empresas
industriales; sino, reconocer que es necesario contar con todas las
herramientas necesarias, a fin de lograr el cumplimiento de los planes que toda
empresa persigue, en vista de que si la gerencia, no dispone de la información
del movimiento contable en el instante que lo requiera, no puede tomar
decisiones oportunas; es más, los planes
vienen acompañados con el correspondiente presupuesto, y este debe ser
controlado para su cumplimiento; no es dable, si en un presupuesto consta que
las ventas anuales estarían fijadas en $ 1.600.000,00 y únicamente se sume
mensualmente sus ventas, en primer lugar, el tiempo empleado a establecer estos
valores, no darán lugar a tomar decisiones importantes y además, de alguna manera estos valores no concuerden,
con el seguimiento presupuestario.
Lo
importante sobre este tema, es conocer más cerca cual es la función de la
sistematización de la gestión contable, mediante un programa computarizado, que
en la actualidad existen empresas que expenden programas de contabilidad como
Software Industrial IMAX, IFS, Anfix, a3ERP
Contabilidad, ALTAI, Visionwin, OfiCont,
entre muchos. Debiendo manifestar que en el Ecuador se empezaron a elaborar
desde los primeros años de los 90s; y, en la actualidad son utilizados en la
mayoría de las empresas industriales, comerciales y de prestación de servicios.
Indudablemente,
que la mayoría de estos sistemas no cuentan con el control presupuestario,
motivo por el cual se ha desarrollado algunos procesos que son necesario
conocerlos mediante la presente investigación.
Pero
antes, se dio cierta información para fortalecer en detalle este estudio, como
es referirme a los procesos contables que surgen en la Contabilidad, como
consecuencia del reconocimiento de una serie de funciones ejecutadas entre sí,
que terminan en el objetivo que se persigue en la contabilidad; es decir, en la
obtención de la información financiera.
Para llevar a cabo este propósito es necesario primeramente contar con
un Sistema debidamente programado, que se pueda obtener datos desde su
obtención hasta su presentación en términos de información terminada y oportuna,
fase de procesos contables que se les denomina Sistematización Contable.
La Sistematización Contable, nos conlleva a
cuantificar los elementos que intervienen en las transacciones financieras en
términos de unidades monetarias, logrando su cuantificación que servirá para
obtener como resultados la Valuación contable que, contando con éstos datos
financieros, es necesario someterlos a un tratamiento por medio de instrumentos
específicos, con la finalidad de captarlos, clarificarlos, registrarlos,
calcularlos y sistematizarlos de manera accesible para sus usuarios, fase que
es denominada como Procesamiento.
Debemos
tener presente, que esta información, se encuentra plasmada en los Estados
Financieros a fin de poder analizarlos e interpretarlos, con el propósito de
conocer la influencia que las transacciones ejecutadas por el ente económico
tuvieron sobre su situación financiera. Como consecuencia del análisis e
interpretación, se emite aclaraciones sobre el efecto de las transacciones
celebradas por la empresa consignada en los Estados Financieros, con la
finalidad de dar a conocer a la Gerencia y demás responsables de que se tomen
decisiones acertadas, fase denominada Valuación. Finalmente, el proceso contable termina con
la fase de Información, a través de la cual se comunica a los interesados de la
situación financiera de la empresa.
En
la figura que a continuación se presente, se demuestra cómo funciona todo
sistema programático computarizado, denominado en informática como “Hardware”.
Figura
No 1
Fuente:
Emanuel Carrasco Vásconez
Por
lo regular, todo Programa de Sistemas de Contabilidad presentan información que
facilita la gestión administrativa de la empresa, como en el caso de las
ventas, los pedidos de los clientes de cotización, se expide las guías de
despacho de mercaderías de bodega hacia los compradores, la extensión de
facturas, retenciones de impuestos, inventarios de materiales, productos en
proceso, productos terminados, información completa de tesorería y
contabilidad, además de contar con la información de activos fijos por una
parte; y por otra, las compras, amparadas con las respectivas ordenes de
adquisiciones, las notas de ingreso y control de existencia de bodega, la
provisión de suministros y materiales, materiales de todo orden para la
producción, con los ingresos y egresos correspondientes, registros de las
cuentas y documentos por pagar, sistema de gestión y control de importaciones
entre otros. Pues la Sistematización Programática Financiera y de todo orden
hoy en día abarca un sinnúmero de servicios inimaginables.
Figura
No 2
Fuente:
www. Softwareintegrado.com
A
continuación, se expone figura de la pantalla del computador, cómo funciona el
sistema de contabilidad sobre la Creación del Plan de Cuentas con enlace
presupuestario, Movimientos contables automáticos disponiendo los conceptos en
cada cuenta, Reportes contables en línea, Libro Diario, Libro Mayor, Balance de
Comprobación, Estado de Resultados, Estado de Situación Financiera, Estados
Financieros NIF (Superintendencia de Compañías).
Figura
No 3
Fuente:
CIGASYSTEM
Lo importante de la sistematización contable, para la toma de decisiones,
son la variedad de reportes que emite el
sistema como: Compras ( compras por proveedor, por áreas o grupos, por forma de
pago, productos más comprados, por cuenta contable), Ventas (ventas por facturas,
por clientes, por productos más vendidos), Cuentas por Pagar (auxiliar de
pagos, estado de cuenta por proveedor, análisis de cartera, entre otros),
Cuentas por Cobrar ( auxiliar de cobros,
estado de cuentas por clientes, análisis de cartera, etc.), Inventarios
( valorado por punto, por producto), Reportes SRI para declaraciones de
impuestos. Todo esto responde a que se trata de una estructura debidamente
organizada mediante la cual se recoge la información de la empresa como
resultado de sus operaciones para la toma de decisiones.
Otra de las importancias que este tipo de sistematización para la gestión
contable de la empresa, es contar con el sistema de contabilidad de costos
integrada, debido a que controla el uso adecuado de los factores productivos,
analiza los recursos económicos, materiales y humanos, desarrollando técnicas
de valoración de inventarios de materiales, productos en proceso y productos
terminados, permitiendo además un análisis y control de recursos en cada
departamento.
Este tipo de programación sistemática, mediante la entrega de reportes,
se puede obtener información periódica sobre la rentabilidad, comparar entre lo
presupuestado y lo ejecutado, analizar las causas de las bajas en las ventas y
utilidades, información válida para llevar a cabo un sistema de planificación
interactiva (corregir a tiempo el plan).
Figura No 4
Fuente: CIGASYSTEM
Conociendo sobre la sistematización contable, se puede obtener mucha
información en base a los subsistemas que dispone un programa completo como de
recursos humanos y nómina, manejo del efectivo, inversiones, control de
registros de propiedad, planta y equipo, entre otros, además de mantener un
control interno intensivo.
Las características de los sistemas contables computarizados, deben ser
flexible y adaptable, sesillo y claro, integrado, completo y más que todo
oportuno. Sus objetivos deben estar basados en proporcionar los elementos
necesarios para efectuar procesos contables en los libros Diario y Mayor,
suministrar información para la formulación de los Estados Financieros; y lo
importante es permitir que el personal autorizado, pueda acceder a cumplir sus
funciones eficazmente, oportunamente consolidando la información para
conocimiento de las autoridades pertinentes de la empresa.
Se ha visto la necesidad de presentar procesos que comúnmente se lo
realizan en la gestión contable, debiendo dar énfasis en el Control
Presupuestario a fin de llevar a cabo con los objetivos planteados en una buena
organización empresarial.
Se presenta en el siguiente cuadro, el proceso de transacción comercial,
que se sujeta a una normativa que debe mantener una empresa, con la finalidad
de practicar no solamente el buen manejo del efectivo, sino disponer de un
control interno adecuado.
Cuadro No 1
Fuente: Elaborado por Autores
La importancia de conocer los procesos del sistema de contabilidad,
conlleva a que es necesario pasar toda factura o documento por el proceso de
revisión exhaustiva, previa su cancelación, más aun tratándose de un contrato
de obra, que requiere que reúna todos los requisitos debidamente legales, desde
de donde nació la idea de requerir una obra de infraestructura, su
justificación plena de la necesidad, el sistema de invitación a concurso de
ofertas, análisis técnico sobre las propuestas, sobre la experiencia en este
tipo de actividad, referencias de contrataciones y cumplimento con otras
organizaciones, presupuesto, entre otros aspectos.
Cuadro No 2
Fuente: Elaborado por Autor
Luego de haberse terminado la obra contratada, el proceso de revisión
documental, tiene que realizarse cuidadosamente, debido a que su amparo se
encuentra en un Acta de Entrega – Recepción de la obra objeto del contrato,
juntamente con informes técnicos y financieros, que determinen su fiel
cumplimiento.
Cuadro No 3
Fuente: Elaborado por Autor
Este tipo de proceso es común en toda empresa que es la revisión de
facturas previa la cancelación de pagos por adquisición de bienes y servicios,
este tipo de análisis requiere de mucho cuidado, debido a que es cotidiano,
conocer que se han cometido errores debido a la legalidad de documentos como la
misma factura y anexos que respaldan al sistema de transacción.
Cuadro No 4
Fuente: Elaborado por Autor
Ahora bien, dentro del proceso de sistematización en la apertura de
cuentas; es necesario, que previamente se cuente con un Plan de Cuentas
debidamente estructurado de acuerdo al Sistema de Contabilidad de Costos y su
Presupuesto, a fin de garantizar un proceso que de los resultados esperados en
la información financiera.
Cuadro No 5
Fuente: Elaborado por Autor
El sistema de presupuestario en una empresa cuales quiera que sea,
garantiza la utilización e ingresos de los recursos financieros, debido a que conjuga con el cumplimiento de
los objetivos planificados, razón por la cual se presenta un ejemplo práctico
del proceso del registro del presupuesto anual en las Cuentas de Orden deudoras
y acreedoras
Cuadro No 6
Fuente: Elaborado por Autor
Es necesario, asimismo, demostrar el proceso
sistematizado y debidamente codificado por la transacción de ventas,
registradas en las correspondientes cuentas nominales y cuentas de orden.
Cuadro No 7
Fuente: Elaborado por Autor
Los ejemplos que se han desarrollado comprenden al seguimiento en resumen
de procesos, como el de registro en el Libro Diario del movimiento en las
diferentes cuentas, especialmente relacionadas a la Contabilidad de Costos, que
se debe mantener como norma un control sobre cada uno de los rubros
correspondientes a sus elementos utilizado naturalmente las cuentas de orden.
Cuadro No 8
Fuente: Elaborado por Autor
Otro de los registros importantes es,
el Proceso de registro por cancelación de un contrato por obra cierta o
civil, que se debe tomar en cuenta su liquidación por haberse entregado un
anticipo, asimismo debidamente garantizado mediante un documento que
normalmente, entrega el contratista al contratante por medio de una póliza de
seguro, que es registrada hasta por dar terminado el compromiso, documento que
debe ser devuelto.
Cuadro No 9
Fuente: Elaborado por Autor
En la sistematización contable para la toma de decisiones, es muy
importante el control presupuestario
mediante las Cuentas de Orden, en los ejemplos expuestos, solo para demostrar
una muestra del registro de las cuentas de orden en el libro mayor, que se debe
disponer en el correspondiente programa contable computarizado, se puede
observar que, tomando en consideración que el resultado de la información ha
sido a fines del primer trimestre en el rubro de las ventas, se debería haber
vendido $ 400.000,00 pero, únicamente se alcanzó a $ 152.600,00 lo que nos
indica, que existen fallas posiblemente en la comercialización de los
productos, falta de atención al cliente, motivación y control de la producción;
y, una serie de factores que tienen que ver con la falta de una adecuada
gestión gerencial.
Con respecto al resto de rubros, demuestra que todo se encuentra en
relación a la producción frente a las ventas, es decir que la fábrica no se
encuentra funcionando normalmente, por lo que es necesario que, en forma
inmediata, mantener reuniones con todas las autoridades, a fin de investigar
concretamente cual es la razón por la cual no se cumple con los objetivos
planificados. A continuación, se presenta un ejemplo del Proceso de Registros
de las cuentas de orden en el Libro Mayor.
Cuadro No 10
Fuente: Elaborado por Autor
Como se ha demostrado, la sistematización contable computarizada en la
empresa, es la mejor opción para la toma de decisiones, puesto a que gracias a
este tipo de modernización de procesos contables, es posible obtener
información oportuna de la situación financiera, los Estados Financieros
precisos que les permite a los inversionistas tomar decisiones acertadas y
oportunas, insistiendo además que, los
programas computarizados, deben contar
con un control presupuestario, debido a que garantiza el cumplimiento de los
objetivos de la organización, enmarcados en la previsión, planificación,
organización, coordinación o integración, dirección y control, por lo que se
debe considerar como una etapa del Proceso Administrativo. Asimismo, se debe
recalcar que, nada hay en una empresa que sea más importante que su futuro. Los
propietarios, funcionarios y empleados deben estar más atentos en saber hacia
dónde se dirige la empresa. Cuanto más específicamente se conciba y defina el
curso del futuro de una empresa, más probable será su consecución. De lo
anterior se puede observar que uno de los principales pasos que debe seguirse,
es la clasificación de los objetivos que pueden lograrse a través de las etapas
del proceso administrativo.
Conclusión
En
base a la revisión bibliográfica efectuada en torno al tema central de este
trabajo; y, agregando ciertos casos experimentados, debemos reconocer la gran
importancia que tiene hoy en día y en el mundo moderno, contar con un Proceso
de Sistematización en la gestión de contabilidad en empresas no solamente
industriales; sino, de todo tipo que sean éstas comerciales o de prestación de
servicios; puesto que, la utilización e importancia de la información
contable, radica en que no solamente es una expresión de la realidad; sino, su
información permite que dueños, gerentes o cualquier autoridad de una
organización pueda tomar decisiones seguras y oportunas.
Reconociendo
la importancia del tema tratado en la presente investigación, una aporte se
desarrolló con la aportación de personas experimentadas en el tema, consultas
de bibliografía sobre programación y sistematización informática contable; lo cual, asegura la conducción de una empresa
a cumplir sus objetivos planificados, que lo único que se persigue es el
desarrollo y logro de obtener mayores beneficios económicos y financieros,
puesto que la Contabilidad, es una ciencia que proporciona información de
hechos económicos, financieros y sociales suscitados en una empresa, sociedad o
ente con el apoyo de la técnica como la sistematización programática, que
registra, clasifica y resume de manera significativa y en términos de dinero,
transacciones y eventos de forma continua, ordenada de tal manera que se
obtenga información oportuna, veraz sobre la marcha o desenvolvimiento de las
organizaciones empresariales, con relación a las metas y objetivos
establecidos, con el único propósito de conocer el movimiento de las riquezas y
sus resultados.
Referencias
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