Ciencia económicas y empresariales

Artículo de investigación  

 

Evaluación del sistema de control interno del componente propiedad, planta y equipo en empresas hospitalarias

 

Evaluation of the internal control system of the property, plant and equipment component in hospital companies

 

Avaliação do sistema de controle interno do componente do imobilizado em empresas hospitalares

 

Eugenia Marisol Jiménez-Rodas ^I

eugenia.jimenez@psg.ucacue.ec.edu

https://orcid.org/0000-0002-1972-6149

 

Cecilia Ivonne Narváez-Zurita ^II

inarvaez@ucacue.edu.ec

https://orcid.org/0000-0002-7437-9880

 

Mireya Magdalena Torres-Palacios ^III

miremagt@yahoo.es

https://orcid.org/0000-0002-4929-6960

 

Juan Carlos Erazo-Álvarez ^IV

jcerazo@ucacue.edu.ec

https://orcid.org/0000-0001-6480-2270

 

*Recibido: 29 de enero de 2020 *Aceptado: 25 de febrero de 2020 * Publicado: 06 de marzo de 2020

         I.            Ingeniera Comercial, Contador Público, Lcda. en Administración, Posgradista Maestría de Contabilidad y Auditoría, Universidad Católica de Cuenca, Cuenca, Ecuador.

       II.            Magíster en Dirección de Empresas, Especialista en Gerencia de Proyectos, Diplomado Superior en Gerencia de Marketing, Diploma Superior en Comercio Exterior, Diploma Superior en Ciencias de la Educación, Economista, Ingeniera en Contabilidad Superior Auditoria y Finanzas CPA, Licenciada en Ciencias Económicas, Directora Maestría de Contabilidad y Auditoría, Universidad Católica de Cuenca, Cuenca, Ecuador.

      III.            Magister en Planificación y Dirección Estratégica, Diploma Superior en Auditoría de Gestión de la Calidad, Ingeniera en Contabilidad y Auditoría Contador Público Auditor, Economista, Licenciada en Ciencias Económicas. Docente Maestría de Contabilidad y Auditoría, Universidad Católica de Cuenca, Cuenca, Ecuador.

     IV.            Magíster en Dirección de Empresas, Magíster en Gerencia de la Educación, Especialista en Gerencia de Proyectos, Especialista en Docencia Universitaria, Diploma Superior en Investigación Científica y Asesoría Académica, Diplomado Superior en Gerencia de Marketing, Diploma Superior en Inteligencia Emocional y Desarrollo del Pensamiento, Ingeniero Financiero, Director Maestría de Administración de Empresas, Docente Maestría de Contabilidad y Auditoría, Universidad Católica de Cuenca, Cuenca, Ecuador.

 

Resumen

El proceso de evaluación del sistema de control interno constituye una actividad de planificación de auditoría, mediante la cual el auditor logra una visión en síntesis del sistema de control interno, a fin de estimar el riesgo de control e identificar las áreas críticas de una organización, lo que permitirá tomar acciones correctivas. Bajo este contexto, con el acrecentamiento poblacional de la ciudad de Cuenca, el Hospital del Rio Hospirío S.A. al ser un hospital de tercer nivel, se ha visto en la necesidad de adquirir mayor número de equipos médicos para solventar su nivel de ocupación y estar a la vanguardia con la tecnología y los procedimientos médicos; por lo que en la actualidad requiere contar con adecuados controles que sirvan para prevenir riesgos y mejorar la producción de servicios; por consiguiente, esta investigación tienen por objetivo evaluar el control interno del componente propiedad, planta y equipo como mecanismo de mitigación de riesgos. para ello se aplicó los métodos: analítico - sintético ya que se analizó los componentes del control interno y la gestión del riesgo de una manera detallada e integral, basándose en el criterio de varios autores; el histórico – lógico posibilitó el análisis de acontecimientos pasados hasta la actualidad relacionados con el control interno de la unidad de análisis. Los mecanismos utilizados en la evaluación del control interno fueron los cuestionarios de control, cedulas narrativas y diagramas de flujo.

Palabras claves: control interno; gestión del riesgo; evaluación; comunicación; propiedad, planta y equipo.

 

Abstract

The internal control system evaluation process constitutes an audit planning activity, through which the auditor achieves a summary view of the internal control system, in order to estimate the control risk and identify the critical areas of an organization, which will allow corrective action. Under this context, with the population increase of the city of Cuenca, the Hospital del Rio Hospirío S.A. Being a third level hospital, it has been necessary to acquire a greater number of medical equipment to solve its occupancy level and be at the forefront of medical technology and procedures; therefore, it currently requires adequate controls to prevent risks and improve the production of services; Therefore, this research aims to evaluate the internal control of the property, plant and equipment component as a risk mitigation mechanism. For this, the methods were applied: analytical - synthetic since the components of internal control and risk management were analyzed in a detailed and comprehensive manner, based on the criteria of several authors; the historical - logical one allowed the analysis of past events up to the present related to the internal control of the unit of analysis. The mechanisms used in the evaluation of internal control were control questionnaires, narrative cards and flow charts.

Keywords: internal control; risk management; evaluation; communication; property, plant and equipment.

 

Resumo

O processo de avaliação do sistema de controle interno constitui uma atividade de planejamento de auditoria, através da qual o auditor obtém uma visão resumida do sistema de controle interno, a fim de estimar o risco de controle e identificar as áreas críticas de uma organização, o que permitirá ação corretiva. Nesse contexto, com o aumento da população da cidade de Cuenca, o Hospital del Rio Hospirío S.A. Sendo um hospital de terceiro nível, foi necessário adquirir um número maior de equipamentos médicos para resolver seu nível de ocupação e estar na vanguarda da tecnologia e procedimentos médicos; portanto, atualmente exige controles adequados para evitar riscos e melhorar a produção de serviços; Portanto, esta pesquisa tem como objetivo avaliar o controle interno do ativo imobilizado como um mecanismo de mitigação de riscos. Para isso, foram aplicados os métodos: analítico - sintético, uma vez que os componentes de controle interno e gerenciamento de riscos foram analisados de maneira detalhada e abrangente, com base nos critérios de vários autores; o histórico - lógico permitiu a análise de eventos passados até o presente, relacionados ao controle interno da unidade de análise. Os mecanismos utilizados na avaliação do controle interno foram questionários de controle, fichas narrativas e fluxogramas.

Palavras-chave: controle interno; gerenciamento de riscos; avaliacao; comunicao; imobilizado.

 

Introducción

El control interno es realizado por todos los niveles jerárquicos de la organización, razón por la cual es fundamental que exista un sólido sistema de control interno con él fin de promover los objetivos organizacionales; Aular (2019) cita que el Committee of Sponsoring Organizations of the Traedway Commission (COSO) fue establecido en 1985 con el fin de instaurar marcos y orientaciones generales de control interno, gestión del riesgo empresarial y la prevención de fraude, con la finalidad de mejorar el desempeño organizacional, este comité se conformó por: Asociación de Contadores Públicos Norteamericanos; Instituto Norteamericano de Contadores Públicos Certificados; Asociación Internacional de Ejecutivos de Finanzas; Instituto de Auditores Internos; Instituto de Contadores Empresariales.

En septiembre del año 1992, el Committee of Sponsoring Organizations of the Traedway Commission (COSO) presentó el Marco Integrado de Control Interno (COSO I), como lo asevera Rivas (2011), este modelo ha sido reconocido como la base para la implementación, evaluación y seguimiento de su eficiencia y a su vez ha integrado leyes, reglamentos y normativas legales con el objeto de que las empresas mejoren su control interno. Castro (2004) refiere que las empresas que cotizan en bolsa deben adherirse a la Ley Sarbanes Oxley, en especial en su sección 404 referente a la implementación y evaluación de un sistema de control interno. En el año 2004 el comité COSO publicó el Marco Integrado – Gestión de Riesgo Empresarial (COSO II) como consecuencia de varias irregularidades presentadas en las empresas como también fraudes que provocaron pérdidas a inversionistas, lo cual provocó que no se sustituya al COSO I, sino que se genere un enfoque más amplio al concepto de control interno en lo que se refiere a identificación, evaluación y gestión integral del riesgo.

El Committee of Sponsoring Organizations of the Traedway Commission (COSO) como consecuencia de la evolución de las empresas, en mayo del año 2013 actualizó el Marco Integrado de Control Interno facilitando a las empresas el cumplimiento eficiente y efectivo de los objetivos, mitigando riesgos hasta niveles aceptables y apoyando a la toma de decisiones y al gobierno corporativo de la organización. Al respecto, Valencia (2016) da a conocer cambios en el entorno empresarial y operativo, entre los que se pueden incluir:

Las expectativas de supervisión del gobierno corporativo; la globalización de los mercados y las operaciones: los cambios y el aumento de la complejidad de las actividades empresariales; demandas de nuevas leyes, regulaciones y normas; expectativas de las competencias y responsabilidades; uso y dependencia de tecnologías en evolución; expectativas relacionadas con la prevención y detección del fraude. (p.31)

En base a lo citado en párrafos anteriores se deduce que el control interno constituye un instrumento en el que la empresa se apoya para la toma de decisiones y el cumplimiento de sus objetivos y permite determinar inobservancias que ocasionan riesgos en las operaciones. En este contexto, el departamento de ingeniería clínica del Hospital del Rio Hospirio S.A. no mantiene un registro de los bienes que ingresan a las bodegas ni realiza un seguimiento de los mantenimientos efectuados a dichos bienes, por lo que, la presente investigación tiene por objetivo evaluar la gestión del riesgo en el control interno al componente de propiedad planta y equipo del Hospital del Rio Hospirio S.A., como mecanismo de identificación de riesgos administrativos-financieros.

Desarrollo

El control interno como herramienta indispensable para la eficiente gestión administrativa y contable

Las normas de control interno para las entidades, organismos del sector público y personas jurídicas de derecho privado señalan que el control interno es un proceso integral aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal de cada entidad (Contraloria General del Estado, 2009). Por su parte, Mantilla (2018) sostiene que es un proceso realizado por el consejo de directores, administradores y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable mirando el cumplimiento de los objetivos, estas dos definiciones las comparte el modelo MICIL[1] ya que define al control interno como un proceso efectuado por el consejo de administración, la dirección y el resto de personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos. Otra definición sustenta que el control interno constituye un plan de coordinación entre todos los niveles de la estructura jerárquica, con el fin de que la información de la empresa sea confiable, eficiente y mantenga un control de las operaciones de sus bienes (Moreno, 2002).

De acuerdo a Velásquez y Bocanegra (2014) las Normas Internacionales de Auditoría NIA 315 definen al control interno como un proceso diseñado, implementado y mantenido por los responsables del gobierno de la entidad, la dirección y otro personal, que deben proporcionar una seguridad razonable sobre los objetivos de la entidad relativos a la fiabilidad de la información financiera, la eficacia y la eficiencia de las operaciones, sin dejar de lado el cumplimento de las disposiciones legales y reglamentarias aplicables.

La Contraloría General del Estado (2009), en base a las normas de control interno para las entidades, organismos del sector público y de las personas jurídicas de derecho privado, señala como objetivos:

·         Promover la eficiencia, eficacia y economía de las operaciones bajo principios éticos y de transparencia. 

·         Garantizar la confiabilidad, integridad y oportunidad de la información.  Cumplir con las disposiciones legales y la normativa de la entidad para otorgar bienes y servicios públicos de calidad.  Proteger y conservar el patrimonio público contra pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. (p. 1)

 

González (2019) sostiene que la administración y la alta dirección son responsables de fijar objetivos e implementar el sistema de control interno, con el propósito de mitigar riesgos que afectan a las actividades operativas de la empresa. La responsabilidad de la que se habla en este párrafo está establecida en los procesos de la administración como determinar, establecer y alinear los objetivos estratégicos de la entidad.

En el marco integrado de control interno se establecen tres categorías de objetivos que permiten a las organizaciones centrarse en diferentes aspectos de control interno: objetivos operativos que se relacionan con el cumplimiento de la misión y visión de la entidad y hace referencia a la efectividad y eficiencia de las operacionales y la operación de los activos frente a posibles pérdidas; objetivos de reporte que corresponde a la preparación de la información veraz, oportuna y transparente establecido por organismos reguladores o políticas para uso de la organización y los accionistas; y, objetivos de cumplimiento de las leyes con organismos reguladores o políticas a las que está sujeta la entidad (Instituto de Auditores Internos de España, 2013).

El control interno representa una herramienta para la ejecución de las operaciones y objetivos de las empresas (Bacon, 1996), contribuye a medir la seguridad razonable de los procesos administrativos, contables y financieros y sus sistemas informáticos, detectando irregularidades y errores en el desempeño de las funciones de todo el personal y proporciona una solución factible a los manejos empresariales.

El control interno como lo expone González (2019), consta de cinco componentes que mantienen una relación entre sí y que se aplicarán por igual en todas las empresas sin importar el tamaño de la misma.

Ambiente de control. Corresponde al comportamiento de toda la estructura organizacional el cual tiene un efecto directo en los procedimientos y constituye los cimientos para desarrollar los demás componentes.

Evaluación de los riesgos. Consiste en la identificación y análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos y estos son la base para determinar cómo han de ser gestionados en cada departamento, los cuales deberán estar vinculados entre sí, para mitigar los riesgos.

Actividades de control. Corresponden a las políticas y los procedimientos que identifican las acciones a realizarse en las empresas para la determinación de los riesgos y el seguimiento de los resultados conseguidos.

Información y comunicación. Cada área de la entidad debe identificar, recopilar y comunicar información pertinente en tiempo y forma que permita cumplir a cada funcionario con sus responsabilidades. La comunicación debe ser eficaz en un sentido amplio, que fluya en todas las direcciones de arriba hacia abajo y a la inversa a través de todos los ámbitos de la unidad, la dirección debe comunicar en forma clara las responsabilidades de cada funcionario dentro del sistema de control interno.

Supervisión o monitoreo. Hace referencia a los procesos que verifican que la vigencia del sistema de control interno fluya a lo largo del tiempo, esto se consigue mediante actividades de supervisión continua, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas en el curso de las actividades en la empresa.

Riesgos de la evaluación de control interno

La organización hace frente a una serie de riesgos internos como externos que deben ser evaluados, ya que los mismos pueden afectarla en relación con su competencia, mantener una posición financiera crítica, o una imagen pública deteriorada, por lo que se debe prever los riesgos y establecer mecanismos que reduzcan los mismos, este proceso como lo afirma Rivas, (2011) sirve para determinar cómo se gestionarán los riesgos que puedan afectar a la entidad en cualquier sentido y de manera particular al cumplimiento de sus objetivos.        

Por su parte, Castro (2004) señala que la entidad se puede enfrentar a riesgos de carácter externo (económicos, políticos, tecnológicos, sociales y /o ambientales) y de carácter interno (infraestructura, el personal, la tecnología y /o los procesos), por lo que identificar los riegos representa una estrategia de planificación en donde se especificarán los puntos clave de la institución, las interacciones con terceros, la identificación de objetivos generales y particulares y las amenazas que se puedan afrontar, debiendo ser todos estos factores plasmados en un mapa de riesgos, el mismo que deberá ser evaluado en forma permanente para identificar el cambio de condiciones gubernamentales, económicas, industriales, regulatorias y operativas. En la medida en que los riesgos cambien se definirán responsabilidades para cada departamento, en las que se establecerán indicadores de riesgos, estrategias y lineamientos para el monitoreo y elaboración de los reportes y documentos.

En lo que respecta a la evaluación del riesgo, la administración debe realizar la valoración considerando la probabilidad de la ocurrencia del error utilizando el juicio profesional y la experiencia.

Evaluación del control interno al componente propiedad, planta y equipo

La norma internacional de contabilidad 16, que es la que prescribe el tratamiento contable para que los usuarios de los estados financieros puedan conocer la información de la inversión que la entidad tiene en propiedad, planta y equipo indica que este componente corresponde a los activos tangibles que posee una entidad para su uso en la producción o el suministro de bienes y servicios, para arrendarlos a terceros o para propósitos administrativos y se espera utilizar durante más de un periodo.  Es importante indicar que en la misma norma internacional de contabilidad se presentan términos que se deben considerar en su aplicación.

·         Costo: importe o equivalente entregado para la adquisición de un activo.

·         Depreciación: prorrateo sistémico del importe depreciable durante la vida útil del activo.

·         Importe en libros: importe por el que se reconoce un activo después de deducir la depreciación y las pérdidas por deterioro.

·         Valor razonable: precio que se recibirá por la venta de un activo o transferencia de un pasivo.

·         Valor residual: corresponde al importe que se puede obtener sobre un activo por su disposición.

·         Vida útil: tiempo durante el cual una entidad puede hacer uso de un activo.

 

Se reconocerá un elemento como propiedad, planta y equipo solo sí es probable que la entidad obtenga los beneficios económicos futuros derivados del mismo y si el costo del elemento puede medirse con fiabilidad. A este respecto, el numeral 10 de la NIC 16 indica que la entidad evaluará de acuerdo con el principio de reconocimiento todos los costos de propiedad planta y equipo.

Con relación a la depreciación, el numeral 43 de la NIC 16 indica que se depreciará de forma separada cada parte de un elemento de propiedad planta y equipo que tenga un costo significativo con relación al costo total del elemento, mientras que en el numeral 48 indica que el cargo por depreciación de cada periodo se reconocerá en el resultado del periodo, salvo que se haya incluido en el importe en libros de otro activo; por lo tanto, el importe depreciable de un activo se distribuirá de forma sistemática a lo largo de su vida útil.

Proceso del registro contable de propiedad planta y equipo

En toda entidad se requiere que a partir del marco normativo se establezcan las políticas contables que direccionen el tratamiento del componente de propiedad, planta y equipo, para ello se requiere de tres elementos básicos: el ingreso de los datos al sistema, el proceso y la salida de los mismos, siendo el principal producto la información que genera materializándose en los estados financieros que están conformados por el estado de situación financiera, el estado de resultados, el estado de flujos de efectivo, estado de cambios en el patrimonio y las notas a los estados financieros, los mismos provienen de los hechos económicos que deben ser reconocidos, medidos y revelados, mediante la identificación, clasificación, medición y registro (García, Narváez, Erazo, 2019).

El cumplimiento y aplicación de la normativa se concreta en que las empresas deben valorar los riesgos teniendo como lineamientos los procedimientos y políticas que conduzcan a una gestión efectiva de las actividades, logrando de esta manera reconocer eventos que amenacen en algún grado el cumplimento del proceso contable pudiendo afectar a la comunicación con los grupos de interés, por lo que se debe analizar las causas, a los agentes generadores y los efectos que se dieran por incumplir las normas establecidas.

Los modelos de gestión de propiedad planta y equipo, actualmente se han convertido en herramientas para llegar a los objetivos estratégicos planteados por la empresa (García, 2019); por tanto, analizar su comportamiento, reducir sus costos y optimizar sus inversiones son procesos que revisten de gran importancia al momento de producir valor. Es así que, con la adopción de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) en Ecuador, las pequeñas y medianas empresas que reportan a la Superintendencia de Compañías, tienen una obligatoriedad establecida mediante la Resolución 06.Q.ICI.004 de 2006.08.21; al respecto, Abad (2019) afirma que el proceso de reconocimiento medición, presentación y revelación de la información financiera, se debe llevar a cabo bajo el cumplimiento de los estándares internacionales valiéndose de índices fiables, íntegros y comprensibles.

 

 

Metodología

La presente investigación se basó en un diseño no experimental ya que no se modificó las variables de estudio, fundamentándose en el levantamiento de la información de los hechos suscitados, la misma que se realizó bajo un enfoque mixto, es decir cualitativo, al recoger información para entender las necesidades y los problemas del área de ingeniería clínica del Hospital del Rio y cuantitativo puesto que se requirió aplicar la estadística para procesar la información levantada y entender la problemática del área analizada. Respecto a su alcance, la investigación fue desarrollada de manera descriptiva y explicativa secuencial, al ser necesario referenciar el criterio y aspectos de las variables en análisis, mientras que, el levantamiento de los datos utilizados en un lapso de tiempo determinado le dio una finalidad transversal.

Los métodos empleados fueron: analítico - sintético aplicados en el análisis de los componentes del control interno y la gestión del riesgo de una manera detallada e integral, basándose en el criterio de varios autores; inductivo-deductivo, en razón de que el análisis de la literatura especializada partió de una óptica particular desembocando en aspectos de carácter general, de igual manera permitió que acontecimientos que van desde lo general, permitan concluir en aspectos particulares, y por último se utilizó el método histórico – lógico, puesto que el análisis se basó en aspectos y criterio que van desde acontecimientos pasados hasta la actualidad.

Entre las técnicas de investigación que se aplicaron en este estudio están: la encuesta a los empleados del Hospital del Rio, la entrevista dirigida al gerente general y al director financiero y la observación que se encaminó a la revisión selectiva de algunos documentos soportes de comprobantes de contabilidad, documentos de requerimientos y observaciones del informe de auditoría externa del año 2018, para ello se efectuó una visita al departamento de contabilidad donde se evaluaron los procedimientos y los registros contables. Como unidad de análisis se consideró al Hospital del Rio de la ciudad de Cuenca; el universo estuvo conformado por 227 personas (1 gerente general 2 directores, 7 jefes departamentales, 12 coordinadores y 205 operativos), en tal razón, se aplicó un muestreo aleatorio simple, considerando un margen de error del 5%, que dio como resultado una muestra de 143 personas.

 

Resultados

Como se indicó en la metodología aplicada en la evaluación de control interno se procedió a realizar la encuesta compuesta de 32 preguntas distribuidas para los cinco componentes del COSO las mismas que fueron calificadas en cada numeral en base en los siguientes criterios: 5: Siempre; 4: Casi siempre; 3: Algunas veces; 2: Casi nunca; 1. Nunca; luego de obtener el resultado correspondiente a cada componente se estableció un puntaje respecto a los rangos establecidos en donde se determinó que el control interno del Hospital del Río, tuvo la calificación de “En proceso”, con un puntaje de 2.50, por lo que resulta importante que se propongan las acciones pertinentes que permitan superar el estado en el que se encuentra, a fin de instaurar un sistema de control interno sólido y confiable. A continuación, se analiza los resultados para cada componente en base a los siguientes criterios:

 

Tabla No. 2: Criterio de calificación del SCI

 

Ambiente de control: la calificación del ambiente de control del Hospital del Rio tiene un resultado de 2.30 que lo ubica en el nivel en proceso, ya que el personal encuestado menciona que no cuentan con un código de ética y conducta.

Evaluación de riesgos: este componente tiene la calificación 1.6 ubicándolo en el nivel crítico y reactivo, en la entidad no se realiza ningún tipo de seguimiento a los procesos de la administración de propiedad, planta y equipo; así como no se tienen claros los riesgos que puedan impedir el logro de los objetivos, en consecuencia, la probabilidad de fraude está latente en la empresa.

Actividades de control: los encuestados respondieron con una calificación para este componente de 3.1 situándolo en el rango de cumplimiento básico – táctico, por lo que se percibe un bajo grado en el control que debe dar la empresa en cuanto a los procedimientos y segregación de funciones.

Información y comunicación: este componente obtuvo una calificación de 1.7 situándolo en crítico - reactivo, haciendo referencia a que los procesos y procedimientos no han sido socializados en las diferentes áreas del Hospital del Rio, también el personal encuestado percibe que no existen adecuados canales de comunicación para la denuncia de posibles fraudes.

Supervisión y monitoreo: el último componente tiene un resultado de 1.7 que responde a crítico - reactivo, es decir, que se percibe que no se da un seguimiento periódico a los procesos careciendo de indicadores de desempeño y planes de acción. Para una mejor comprensión se presenta en la figura 1 los resultados obtenidos a nivel de cada componente evaluado en el Hospital del Rio.

 

Figura 1: Calificación del riesgo

 

El Hospital del Rio en la mayoría de los componentes tienen una calificación menor a 3 considerándose como una debilidad, por lo que se requiere revisar los elementos del control interno a fin de adoptar correctivos necesarios para mejorar e implementar los procesos, procedimientos y políticas del componente propiedad, planta y equipo.

 

Propuesta

La finalidad del presente trabajo se centra en proponer la evaluación del control interno que ayude a la empresa a un mejor desempeño, detectando sus debilidades y fortalezas, mejorando la gestión de los bienes de propiedad, planta y equipo. A continuación, en la figura 2 se describe cada componente con su fase de cumplimiento que será aplicada en el Hospital del Rio.

 

 

Figura 2: Evaluación del riesgo en el sistema de control interno al componente de propiedad planta y equipo

 

Establecidas las fases y los componentes respectivos, se propone la matriz de riesgos detallada en la figura 3 con la finalidad de tener el control de la información y establecer el impacto del riesgo de los mismos.

Identificación del riesgo			Calificación al riesgo
Riesgo y/o factor de riesgo		Identificación del control	Impacto del riesgo	Calificación impacto
Adquisición	Asignación de recursos para la adquisición de activos que no corresponden al objeto de la organización o que no se requieren	Se tiene establecida la política para la adquisición, registro, administración, venta y baja de Activos Fijos, de acuerdo con las normas contables	Alto	2
		La adquisición de bienes como su financiación es autorizada por niveles de aprobación de acuerdo al valor del activo e independientes a la administración del activo.	Medio	5
Registro	Los registros contables de activos fijos no corresponden con los activos adquiridos o los autorizados.	Todo activo adquirido es identificado por medio de un código especial asociado a su ubicación, descripción y responsable de su mantenimiento y custodia.	Alto	2
	La información contable no refleja la realidad de los activos fijos, dada la falta de oportunidad en su registro y en las obligaciones tributarias, así como por los errores en el cálculo de la depreciación o el registro de ajustes no autorizados.	Periódicamente se verifica y documenta la existencia, validez e integridad de los activos fijos registrados contablemente, de acuerdo con el documento origen de la operación (contrato, escritura, titulo o documento similar y el consecutivo asignado internamente para su inventario.	Medio	4
	Modificaciones en la información de los activos no autorizada,	El sistema tiene una parametrización para clasificar los activos fijos de acuerdo a su naturaleza y depreciación	Alto	4
	Uso inadecuado de los activos por parte de los empleados registrando erróneamente las cuentas, los códigos de identificación, los pagos de mantenimiento o la utilización de los activos para uso personal	Cada vez que se adquiere, vende o se da de baja un activo, se verifica que la información registrada en el sistema corresponda con el destino del activo	Alto	2
		El retiro de un activo fijo debe estar autorizado el mando superior y dicha autorización debe justificar las razones del retiro de acuerdo con los trabajos a realizar	Alto	4
	Mayor o menor valor en la depreciación de los activos por errores en el cálculo y/o la parametrización	Los cálculos de la depreciación son verificados periódicamente, validando su exactitud y correcta aplicación para su registro contable, así como se realiza un análisis de su variación.	Alto	3
Mantenimiento	Deficiencias en los estándares de mantenimiento para los activos fijos, generando gastos fuera de su garantía.	Se realizan análisis del presupuesto de forma periódica, haciendo un seguimiento a la compra de activos y gastos de mantenimiento, identificando desviaciones e implementando oportunamente las acciones correctivas.	Medio	6
	Gastos de mantenimiento que podrían ser cubiertos por las garantías de los activos.	Todos los pagos por mantenimiento o son verificados por un nivel independiente al responsable de la administración de activos y de su registro contable.	Alto	1
Baja de Activos	Duplicidad en los registros de activos en el sistema.	Los accesos a la información están disponibles solo para el personal autorizado y los mismos son revisados periódicamente, considerando las funciones desempeñadas y por tanto procediendo a realizar los ajustes que se consideren necesarios.	Alto	2
	Baja de activos que tiene vida útil o que son utilizados para fines personales	Periódicamente se verifica que los activos dados de baja efectivamente son retirados y no son utilizados nuevamente.	Medio	5
	Perdida de los activos fijos por daño o robo.	Se han establecido controles de acceso y custodia, así como de utilización de los activos únicamente por el personal capacitado y asignado.	Alto	2
		Se cuenta con una política que regula la custodia de los activos, la cual ha sido divulgada a todos los niveles de la organización.	Alto	2
			Total	44

 

 

 

Figura 3: Matriz de riesgos y control para la administración de activos fijos

 

De acuerdo con los resultados obtenidos al aplicar la evaluación del control interno del componente de propiedad, planta y equipo del área de Ingeniería Clínica del Hospital del Rio Hospirio S.A. se determinó los niveles de riesgos y confianza en la que se puede observar el resumen en la tabla No. 4, que se presenta a continuación:

 

Figura 4: Resultados de la aplicación del mapa de riesgos

 

 

Figura 5: Matriz de enfoque de los riesgos inherente, control y/o detección

 

Informe de control interno

1. Introducción: Este informe se realiza para evaluar el desarrollo del control interno del componente de propiedad planta y equipo correspondiente al área de ingeniería clínica del Hospital del Rio Hospirio S.A.; teniendo como base la evaluación los cuestionarios realizados a los responsables de las diferentes áreas de la empresa en la que se identificó las actividades, clasificación, registro y ajustes que se pudieran dar en las etapas de adquisición, mantenimiento, baja o venta, así como el análisis e interpretación de la información de las acciones de control que se implementan en la empresa para el mejoramiento continuo del componente de propiedad, planta y equipos.

2. Objetivo: Consiste en evaluar el sistema de control interno del área de ingeniería clínica del Hospital del Rio Hospirio S.A.; con el objeto de determinar el nivel de confiabilidad que existe en la información que se genera a diario y si las actividades de control que se ejercen actualmente son eficaces y eficientes en el proceso de prevención y neutralización del riesgo inherente que se pueda dar en la gestión contable y financiera del componente de propiedad planta y equipo.

3. Alcance: El presente informe analiza el control interno al componente de propiedad planta y equipo del Hospital del Rio HOSPIRIO S.A., que corresponde al período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2019.

4. Conocimiento de la entidad:

·         Base legal: El análisis de la información se realizó en base a la normativa existente, como: reglamentos, procesos, procedimientos, políticas, manual de funciones y otros.

·         Estructura orgánica:

 

                                                            Figura 6: Estructura orgánica

·         Misión: Brindar cobertura de excelencia en las distintas áreas de la salud, dentro de los más exigentes parámetros de calidad, eficiencia y avances científico- tecnológicos, y paralelamente en sus instalaciones, formar profesionales universitarios de primera línea en las ramas de la medicina y otras áreas de la salud.

·         Visión: El Hospital Universitario del Río se convertirá en el referente de la excelencia en la prestación de servicios de salud y enseñanza de medicina en el país. En manos de los mejores profesionales y especialistas médicos, el hospital atenderá de manera eficaz y oportuna a sus usuarios, brindando tranquilidad y seguridad, así como un excelente ambiente de trabajo a sus colaboradores y la mejor alternativa.

·         Valores: Excelencia, integridad, vocación de servicio, racionalidad y eficiencia, integralidad en los servicios.

 

5. Metodología: Para el logro del objetivo propuesto, se revisaron documentos soportes de comprobantes de contabilidad, requerimientos y el informe de auditoría externa del periodo 2018; se realizaron visitas al departamento de contabilidad, en las que se revisaron procedimientos del manejo y registro contable; se verificó la información del departamento de ingeniería clínica, relacionada con la información de requerimiento de mantenimiento de los equipos médicos; como también se efectuó entrevistas al responsable de la dirección financiera, en la que se verificó que la información suministrada por los demás departamentos esté acorde al objetivo del análisis y resultando una calificación final, la misma que se convirtió en apoyo para la elaboración del presente informe.

6. Resultados de la evaluación (encuesta): Con los resultados de la evaluación del control interno practicados en el Hospital del Rio HOSPIRIO S.A. se determinó que los niveles de riesgo y confianza tienen una calificación por debajo de 3 considerándose como una debilidad por lo que se requiere revisar los elementos del control interno.

7. Conclusiones de la evaluación: Luego de realizar el análisis y evaluación del control interno al componente de propiedad, planta y equipo del área de ingeniería clínica del Hospital del Rio Hospirio S.A. se determinó que esta empresa en unos casos no cumple con la normativa establecida como procesos y procedimientos o estos se encuentran obsoletos por lo que tienen que ser revisados o diseñados con nuevos formatos que deberán ser aprobados por la dirección de la empresa, entre los puntos relevantes se determina los siguientes:

1.      Los procedimientos de control se han desarrollado a un nivel que permite que sean seguidos por personas diferentes que desarrollan una misma actividad.

2.      No existe entrenamiento formal en conceptos básicos de control.

3.      No existe comunicación sobre los procedimientos de control de propiedad planta y equipo.

4.      No hay definición de responsabilidades sobre los controles a nivel operativo.

5.      Existe un bajo grado de confianza y un riesgo de control moderado; por lo que, la ocurrencia de error es muy probable.

 

8. Recomendaciones de la evaluación:

·         Definir lineamientos y políticas administrativas de acuerdo a la estrategia de la empresa relacionados con el proceso de ingreso, registro, mantenimiento y baja de los bienes de propiedad planta y equipo.

·         Desarrollar en el personal el sentimiento de pertenencia y autocontrol

·         Capacitar sobre las herramientas establecidas para que fluya la información en todas las direcciones de la empresa.

·         Los funcionarios responsables a nivel operativo deben contar con un manual de funciones en el cual se definan sus responsabilidades, procesos de control a ejecutar, jefe directo e indicadores de desempeño.

·         Con la finalidad de evitar la ocurrencia de errores el responsable de la administración física de los activos fijos, debe enviar periódicamente al área financiera un informe del estado de los activos fijos, costo, depreciación, bajas, obsoleto, activo en mal estado, entre otros.

 

Los accesos del sistema de información utilizado para la administración del componente de propiedad plantan y equipo, con opción de crear, modificar, ajustar y dar de baja los bienes, debe estar limitado a funcionarios del área responsable de la administración.

 

Conclusiones

·         La investigación realizada se fundamentó de forma teórica en base a diferentes autores, con el fin de obtener los conocimientos necesarios para desarrollar el trabajo actual basado en el modelo COSO, para lo cual se aplicó métodos, técnicas y herramientas de investigación para identificar la situación actual del Hospital del Rio Hospirio S.A.

·         Los resultados obtenidos en la evaluación permiten afirmar que la gestión de riesgos de la empresa mantiene un control inadecuado del componente propiedad planta y equipo; por lo que amerita mejorar la organización empresarial, mediante la efectividad y eficiencia en los procesos de control interno y su evaluación oportuna en base a los objetivos propuestos.

·         Es importante resaltar que el primer pasó y el más importante es la creación de una cultura de control por medio de una comunicación eficiente para motivar al recurso humano de la empresa manteniéndoles capacitados en los diferentes niveles de las áreas y departamentos, en la que se transmita la importancia del control y los beneficios para la organización.

·         El control interno y el seguimiento de la gestión del riesgo debe ser evaluada periódicamente por el departamento de auditoria interna del hospital; sin embargo, cada uno de los recursos debe aportar con su visión e involucrarse con un continuo autocontrol en el que el responsable debe hacer un seguimiento mediante indicadores para tomar acciones correctivas y así realizar ajustes necesarios.

 

 

 

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