Ciencias económicas y empresariales
Artículo de investigación
Examen especial una necesidad permanente de las instituciones públicas no financieras
Special examination of a permanent need for non-financial public institutions
Exame especial de uma necessidade permanente de instituições públicas não financeiras
María de Lourdes Vélez-Berrezueta I
maria.velez.38@est.ucacue.edu.ec
https://orcid.org/0000-0001-7498-895
Cecilia Ivonne Narváez-Zurita II
inarvaez@ucacue.edu.ec
https://orcid.org/0000-0002-7437-9880
Mireya Magdalena Torres-Palacios III
https://orcid.org/0000-0002-4929-6960
Juan Carlos Erazo-Álvarez IV
jcerazo@ucacue.edu.ec
https://orcid.org/0000-0001-6480-2270
*Recibido: 20 de enero de 2020 *Aceptado: 27 de febrero de 2020 * Publicado: 06 de marzo de 2020
I. Diploma superior en gestión tributaria empresarial, Ingeniera en Contabilidad y Auditoría, CPA, Posgradista Maestría de Contabilidad y Auditoría, Universidad Católica de Cuenca, Cuenca, Ecuador.
II. Magíster en Dirección de Empresas, Especialista en Gerencia de Proyectos, Diplomado Superior en Gerencia de Marketing, Diploma Superior en Comercio Exterior, Diploma Superior en Ciencias de la Educación, Economista, Ingeniera en Contabilidad Superior Auditoria y Finanzas CPA, Licenciada en Ciencias Económicas, Directora Maestría de Contabilidad y Auditoría, Universidad Católica de Cuenca, Cuenca, Ecuador.
III. Magíster en Planificación y Dirección Estratégica, Diploma Superior en Auditoría de Gestión de la Calidad, Ingeniera en Contabilidad y Auditoría Contador Público Auditor, Economista, Licenciada en Ciencias Económicas, Docente Maestría de Contabilidad y Auditoría, Universidad Católica de Cuenca, Cuenca, Ecuador.
IV. Magíster en Dirección de Empresas, Magíster en Gerencia de la Educación, Especialista en Gerencia de Proyectos, Especialista en Docencia Universitaria, Diploma Superior en Investigación Científica y Asesoría Académica, Diplomado Superior en Gerencia de Marketing, Diploma Superior en Inteligencia Emocional y Desarrollo del Pensamiento, Ingeniero Financiero. Director Maestría de Administración de Empresas, Docente Maestría de Contabilidad y Auditoría, Universidad Católica de Cuenca, Cuenca, Ecuador.
Resumen
En el presente artículo se da a conocer los resultados del examen especial realizado al rubro de ingresos por tasas y contribuciones en la EMURPLAG EP con el objeto de comprobar la exactitud, veracidad y legalidad en los procedimientos de cálculo, percepción, consignación y registro de los ingresos. Esta investigación se llevó a cabo en la ciudad de Cuenca, en el período comprendido del 1 de enero del 2016 al 31 de diciembre de 2018. El examen se efectuó de acuerdo a las Normas de Control Interno de la Contraloría General del Estado que incluye: Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental (NEAG) emitido en el Registro Oficial Suplemento 6 de fecha 6 de octubre de 2002 y Manual de Auditoría Financiera Gubernamental (MAFG) Acuerdo 016CG-2001 publicado en el Registro Oficial N° 407; estas normas recogen el uso del marco integrado de control interno emitido por el Comité de Organizaciones que patrocina la Comisión Treadway (COSO), la misma que plantea cinco componentes interrelacionados. La investigación se desarrolló bajo el diseño experimental, con un alcance descriptivo explicativo, evidenciándose como principales resultados: los cobros por ingresos de servicio de sellaje de ganado porcino en mercados, sin aplicación de la ordenanza y la falta de entrega diaria de reportes de producción (número de animales faenados).
Palabras Claves: Auditoría; examen especial; tasas y contribuciones; control interno; riesgos.
Abstract
In this article, the results of the special examination carried out in the area of income from taxes
and contributions in the EMURPLAG EP are disclosed in order to verify the accuracy, veracity and legality in the procedures of calculation, perception, consignment and registration of income. This investigation was carried out in the city of Cuenca, in the period from January 1, 2016 to December 31, 2018. The examination was carried out in accordance with the Internal Control Standards of the Comptroller General of the State that includes: Ecuadorian Government Audit Standards (NEAG) issued in the Official Supplement Register 6 dated October 6, 2002 and Government Financial Audit Manual (MAFG) Agreement 016CG-2001 published in the Official Registry No. 407; These rules include the use of the integrated internal control framework issued by the Committee of Organizations sponsored by the Treadway Commission (COSO), which raises five interrelated components. The research was carried out under the experimental design, with an explanatory descriptive scope, evidencing as main results: charges for income from sealing service of pigs in markets, without application of the ordinance and the lack of daily delivery of production reports (number of animals slaughtered).
Keywords: Audit; special exam; fees and contributions; internal control; risks
Resumo
Neste artigo, são divulgados os resultados do exame especial realizado sob a rubrica rendimentos de impostos e contribuições no EMURPLAG EP, a fim de verificar a exatidão, veracidade e legalidade dos procedimentos de cálculo, percepção, consignação e registro de renda. Esta investigação foi realizada na cidade de Cuenca, no período de 1 de janeiro de 2016 a 31 de dezembro de 2018. O exame foi realizado de acordo com as normas de controle interno da Controladoria-Geral do Estado, que incluem: Normas de Auditoria Governamental do Equador (NEAG), emitidas no Registro Oficial de Suplementos 6 de 6 de outubro de 2002 e Acordo 016CG-2001 do Manual de Auditoria Financeira do Governo (MAFG) publicado no Registro Oficial nº 407; Essas regras incluem o uso da estrutura integrada de controle interno emitida pelo Comitê de Organizações, patrocinado pela Comissão Treadway (COSO), que levanta cinco componentes inter-relacionados. A pesquisa foi realizada no delineamento experimental, com escopo descritivo explicativo, evidenciando como principais resultados: cobranças pela receita do serviço de selagem de porcos nos mercados, sem aplicação da portaria e falta de entrega diária de relatórios de produção (número de animais abatidos).
Palavras-chave: Auditoria; exame especial; taxas e contribuições; controle interno; riscos
Introducción
En los últimos años se evidenció cambios sin precedentes en la profesión de auditoría, los mismos que han sido manipulados sistemáticamente y reflejados en los estados financieros de ciertas compañías y algunas empresas públicas entre ellas Enron y WorldCom. Ante estos eventos, se debe precisar que el papel del auditor consiste en contribuir a que las organizaciones o entidades que éste audita, conozcan sus fallas o riesgos para crecer.
Al respecto, Montilla y Herrera (2005) manifiestan que la auditoría antes del año 1900 se desarrolló de manera intensiva en Europa; estudios previos han demostrado que durante la Edad Media aparecieron las primeras asociaciones profesionales que se encargaban de ejecutar funciones de auditoría, a partir de 1900 la auditoría fue llevada a los Estados Unidos de Norte América para prestar asesoría a los accionistas británicos y ahí se dieron los mayores avances para el crecimiento de la auditoría independiente, desarrollándose también la auditoría interna y la gubernamental, las que entraron a formar parte de la auditoría como rama de la profesión contable.
La contabilidad gubernamental desempeña un papel significativo en las empresas estatales, su rol principal es evaluar la gestión administrativa del sector público, proporcionando información financiera, patrimonial y presupuestaria de forma confiable y precisa con la finalidad de que los funcionarios tomen decisiones oportunas. La contabilidad gubernamental obtuvo gran importancia a partir del crecimiento de las operaciones de los entes gubernamentales originando la necesidad de mantener un control de los recursos financieros asignados a estas instituciones. A la par de evaluar la gestión de las entidades estatales y de controlar estos recursos, el Estado reparó en la necesidad de supervisar, vigilar y verificar que los actos desarrollados por las entidades públicas cumplan con los principios de eficacia, eficiencia, transparencia y en cumplimiento con las normas y disposiciones legales, dando origen a la auditoría gubernamental.
La auditoría gubernamental nace entonces como una forma de control y supervisión, en donde se recopila y evalúa tanto las operaciones financieras, así como el desempeño de los funcionarios. Es fundamental analizar la conceptualización del examen especial, como elemento esencial en la auditoría gubernamental, por ser la que comprobará, analizará y evaluará atributos específicos o una parte de las operaciones financieras, administrativas y medio ambientales, empleando procedimientos de auditoría que darán como resultado un informe con comentarios, conclusiones y recomendaciones (Contraloría General del Estado, 2003).
El auditor, como parte de su trabajo de revisión a los componentes examinados, tiene que conocer, entender y analizar los procedimientos de control interno de la entidad. Madriaga (2004); COSO (2013); Mantilla (2013); Meléndez (2016); y De Prado (2018), manifiestan que el control interno es un proceso llevado a cabo por la máxima autoridad y todo el personal de una organización, con el propósito de alcanzar un grado de seguridad razonable en el logro de objetivos como eficacia, eficiencia de las operaciones, información confiable, cumplimiento de leyes, reglamentos y normas.
Por lo expuesto, la realización del examen especial al rubro de ingresos por tasas y contribuciones en la Empresa Pública Municipal de Servicios de Rastro y Plazas de Ganado” EMURPLAG EP” permitirá comprobar la exactitud, veracidad y legalidad en los procedimientos de recaudación, determinación, contabilización de los ingresos y depósitos y a su vez, emitirá un informe en el que constarán sus comentarios sobre hallazgos, conclusiones y recomendaciones.
La EMURPLAG EP, como entidad estatal con independencia administrativa y patrimonial, tiene como objeto coordinar, dirigir y prestar el servicio de faenamiento de toda clase de ganado, a su vez se encarga de distribuir y transportar la carne en medios asépticos y aptos para el consumo humano, la fabricación y venta de subproductos y derivados; además tiene a su cargo la administración de las plazas del ganado en el Cantón Cuenca.
Desarrollo
Materialidad de la auditoría gubernamental
La auditoría gubernamental es un examen imparcial y metódico de recopilación de evidencias ejecutada a las actividades de una institución pública para evaluar el manejo de sus recursos, con el propósito de comprobar la razonabilidad de la información, la contratación y el correcto empleo tanto de los recursos humanos, como materiales, tecnológicos, ecológicos y de tiempo para determinar si dichos recursos han sido administrados en base a los principios de eficiencia, eficacia, economía, efectividad y transparencia (Contraloría General del Estado, 2003).
Fonseca (2007), manifiesta que, la auditoría gubernamental es el examen objetivo, sistemático y profesional de las operaciones financieras y/o administrativas efectuadas de manera posterior a su ejecución en las entidades que manejan recursos públicos con el fin de elaborar un informe que incluya observaciones, conclusiones y sugerencias. Además, Álvarez (2007); Cepeda (2012); y Sandoval (2012), consideran que la auditoría gubernamental consiste en un examen exhaustivo que permite verificar y evaluar las operaciones financieras y administrativas, incluyendo la situación financiera de la entidad, con el único fin de medir el cumplimiento de la administración en cuanto al buen uso y manejo de los recursos.
Los objetivos de la auditoría gubernamental consisten en verificar el cumplimiento de las normas vigentes de la gestión de los entes públicos; comprobar la confiabilidad de la información financiera, el nivel de consecución de los objetivos planeados, transparencia en el uso de los recursos asignados, acatamiento de los programas decretados por la entidad objeto de examen; recomendar medidas para promover mejoras en la gestión pública y optimizar el sistema de control interno. A más de lo expuesto, la auditoría gubernamental se caracteriza por evaluar, revisar e investigar todas las actividades concernientes al sector público; es una auditoría ecuánime, efectuada y guiada por un auditor neutral; analizando cada una de las operaciones con el fin de cotejar con las normas y principios generalmente aceptados, concluyendo con el informe final.
Agudo (2017), y Yuquilima, Narváez, Torres, y Ordoñez (2018), manifiestan que dependiendo del rubro a examinarse y el objetivo de la auditoría gubernamental, está se clasifica de la siguiente forma:
Por su origen:
Auditoría externa: cuando una empresa ajena supervisa que los estados financieros de una organización cumplan la normativa específica.
Auditoría interna: es un sistema de control interno de la empresa y es el conjunto de medidas, políticas y procedimientos establecidos en una institución para proteger sus recursos.
Por su naturaleza:
Auditoría financiera: revisión de registros contables.
Auditoría de gestión: toma de decisiones, acciones correctivas.
Auditoría de aspectos ambientales: evaluación al medio ambiente.
Auditoría de obras públicas: evaluación en el cumplimiento de las obras.
Auditoría de examen especial: verificación, estudio y evaluación de una parte de la gestión financiera.
En lo que respecta al marco legal, las normas que rigen la auditoría, según Porter (1983); Hurtado (1995); y Vara (2017), comprenden: normas de auditoría generalmente aceptadas (NAGAS): enunciadas por el Instituto Americano de Contadores Públicos de Estados Unidos de Norteamérica AICPA, son nociones esenciales de auditoría, en las que los auditores deben basarse durante el transcurso de la auditoría. Están conformadas de 10 normas amparadas por el American Institute Of Certified Public Accountants y divididas en tres grupos:
1. Normas generales. - aplicadas en el transcurso del examen y relacionadas con la conducta funcional del auditor como son: capacidad profesional y adiestramiento, independencia, cuidado o esmero profesional.
2. Normas de ejecución del trabajo. - las cuales regularizan el estilo de trabajar del auditor en el transcurso de la realización de las diferentes fases de la auditoría como el planeamiento, supervisión, estudio y evaluación del control interno, evidencia suficiente y competente.
3. Normas de preparación del informe. - el auditor luego de efectuar los procedimientos de auditoría acumulará evidencia suficiente, la cual es sustentada en papeles de trabajo como resultado del empleo de los compendios de contabilidad generalmente aceptados.
Normas internacionales de auditoría (NIA): son reguladas por cada país según sus leyes, las cuales deben ser aplicadas en forma obligatoria, estas son pronunciadas por la Junta de Normas de Auditoría (Auditing Standard Board ASB) y están encaminadas a las auditorías de los estados financieros y auditorias administrativas.
Normas de control interno: expedidas por la Contraloría General del Estado que incluyen normas generales y otras específicas para las instituciones, entidades del sector público y personas jurídicas de derecho privado que administren recursos públicos por medio de los cuales puedan obtener objetivos y optimizar los servicios brindados a la comunidad (Contraloría General del Estado, 2009). Las normas están estructuradas por cinco caracteres numéricos los tres primeros, conforman el primer campo y representan el grupo y subgrupo; los dos últimos constituyen el segundo campo y señalan el título de la norma, el código: 100 normas generales, el 200 ambiente de control, el 300 evaluación del riesgo, el 400 actividades de control, el 500 información y comunicación y el 600 seguimiento.
La planificación de la auditoría gubernamental y su importancia en la realización del examen especial
La auditoría gubernamental es el medio a través del cual se verifica y controla la gestión pública y esto se lo efectúa con el examen especial que investiga y evalúa las operaciones relacionadas con las actividades propias de cada entidad para lo cual emplea técnicas y procedimientos de auditoría conforme al examen a ejecutar, permitiendo detectar hallazgos que son irregularidades o deficiencias encontradas en las entidades auditadas y así emitir un informe de comunicación de resultados el cual contendrá comentarios, conclusiones y recomendaciones (Fonseca, 2007).
En este sentido, Figueroa, Narváez y Erazo (2019) y Congreso Nacional del Ecuador (2002), manifiestan que el examen especial verifica, analiza y evalúa los procesos relacionados a la administración de las entidades u organizaciones y su realización se la efectúa de forma posterior a la ejecución de los hechos, concluyéndose con un informe final; por lo tanto, el examen especial comprueba, estudia y evalúa aspectos limitados de una parte de las actividades relacionadas a la actividad financiera, administrativa, medio ambiental y operativa, aplicando las técnicas y procedimientos de auditoría según el examen a aplicar con su respectivo informe.
El objetivo del examen especial es verificar el adecuado manejo de los recursos públicos, así como el cumplimiento de la normativa legal. En la figura 1 se exponen las fases del examen especial.
Figura 1: Fases del examen especial
Fase 1: Planificación. - Es la fase que da inicio al examen y en la cual se organizan los métodos, el alcance, pruebas y los papeles de trabajo en los cuales se resumirán los resultados; esta fase comprende la planificación preliminar que es la que indaga todo lo relacionado con la entidad auditada a través la observación de archivos, visita a las instalaciones y entrevista a funcionarios relacionados con el rubro a examinar y la planificación específica que es la estrategia a seguir cimentada en la recolección de datos en la planificación preliminar (Pelazas, 2015).
En lo que concierne a los riesgos, Acuña (2010) manifiesta que, existen tres tipos: riesgo inherente que es el propio de la naturaleza de la actividad de la empresa; de control que es el riesgo de no conseguir la eficacia esperada, con el sistema de control interno que posee la entidad y el riesgo de detección que es el peligro de elaborar un informe de auditoría con errores, debido a la posibilidad de que el auditor no haya descubierto inobservancias en el proceso del auditado.
Fase 2: Ejecución. - es en esta fase en la que se realizan diversos tipos de pruebas y se analizan los componentes auditados para establecer el nivel de confianza y riesgo, evaluando los resultados de las pruebas sustantivas y de cumplimiento e identificando los hallazgos, para proceder a elaborar las conclusiones y recomendaciones y su posterior comunicación a las autoridades de la empresa examinada. Los compendios que forman parte de esta fase según Estupiñan (2004) son:
Pruebas de auditoría. - permiten crear evidencia y estas son: pruebas de cumplimiento mediante las cuales se verifica el óptimo funcionamiento de los controles establecidos por el ente público y las pruebas sustantivas que son las indagaciones por medio de preguntas, apreciaciones de los servidores, el proceso de diagnóstico, la observación, seguimiento de documentos referidos a transacciones, procedimientos analíticos entre otros.
Técnicas de auditoría. - entre las técnicas tenemos la verbal se la efectúa mediante entrevistas, indagación, encuestas y cuestionarios; la ocular por medio de la observación, comparación, revisión selectiva y rastreo; la documental consiste en obtener información escrita mediante la revisión analítica, comprobación; las físicas por medio de la inspección y la escrita por análisis, conciliación, tabulación, confirmación y cálculo.
Papeles de trabajo. - Compilación documental de la información obtenida en la auditoría para mostrar de manera sistemática el trabajo efectuado por el auditor, las técnicas y procedimientos que ha seguido y los resultados logrados; el objetivo de los papeles de trabajo es contribuir a una adecuada planificación y eficiente ejecución de la auditoria, ya que representan el fundamento principal para la redacción del informe y constituyen evidencia esencial del trabajo realizado, facilita la revisión y supervisión del trabajo y sirve como antecedente para futuras auditorías. Los papeles de trabajo se clasifican en: archivo permanente, de planificación y corriente
Marcas de auditoría. - son símbolos que identifican y explican los procedimientos de auditoría realizados.
Hallazgos de auditoría. – son desviaciones detectadas y hallados en el transcurso del examen, puntualizados de forma ordenada, lógica y con claridad que sirven de base para la elaboración de la conclusión y recomendación. Los hallazgos deben cumplir con 4 atributos que son: condición que es la situación actual encontrada; criterio son las normas, leyes, reglamentos; causa es la razón de la desviación por qué sucedió y efecto lo que produjo la desviación para cuantificarlo (Franklin, 2013).
Fase 3: Comunicación de resultados. - La auditoría concluye con la elaboración del informe, en el cual se recopila toda la evidencia suficiente, competente y pertinente, la cual está amparada en los papeles de trabajo (Maldonado, 2011).
Análisis de la cuenta de ingresos, tasas y contribuciones: caso ecuatoriano
Las fuentes de ingresos de las empresas públicas provienen de la venta de sus bienes y servicios, estos están conformados por tasas y contribuciones, impuestos, donaciones, otros ingresos y transferencias; en el sector público para su contabilización se emplea el clasificador presupuestario de ingresos y gastos y el catálogo general de cuentas emitidos por el Ministerio de Finanzas cuyo cometido es trazar y ejecutar políticas económicas que permitan conseguir la sostenibilidad, equidad y crecimiento de la economía. Las cuentas que intervienen en esta entidad son: en él debe la 113.13 cuentas por cobrar tasas y contribuciones y en el haber la 623 tasas y contribuciones, los valores recaudados son cobrados por la totalidad de la factura y depositados en la cuenta rotativa de ingresos que mantiene la entidad.
Las tasas constituyen una contribución económica que los usuarios cancelan a cambio de un servicio prestado por el Estado. La tasa no representa un impuesto, es un valor que los usuarios cancelan por la prestación de un servicio y si dicho servicio no es utilizado no hay obligación de pago; es así que, en el suplemento del Registro Oficial No. 704 de miércoles 16 de mayo del 2012 se expide la ordenanza que establece las tasas por servicios brindados por la EMURPLAG EP del cantón Cuenca.
El hecho generador de este tributo consiste en el servicio de faenar toda clase de ganado que son consumidos por el ser humano; venta de compostaje, venta de biol, utilización de establos de ganado mayor y menor, salida de ganado mayor en pie fuera de la provincia, sellaje de ganado porcino en mercados y ganado ovino, desposte de camales autorizados ganado bovino y ovino; ocupación de: puestos de feria, plaza de ganado e instalaciones de la empresa por usuarios por mes; uso del agua para lavado de vísceras (m3), tasas por m3 de estiércol y residuos, uso de cuartos fríos. El sujeto activo de esta tasa es la EMURPLAG EP y el sujeto pasivo constituyen todas aquellas personas naturales o jurídicas, que se beneficien de estos servicios, así como los servicios complementarios que se consideran de interés colectivo.
Los servicios que brinda la EMURPLAG EP, se presentan en la figura 2.
Figura 2: Tasas generales
Fuente: Registro Oficial N° 704 (2012)
Metodología
La investigación se desarrolló bajo el diseño experimental, ya que mediante la aplicación de un examen especial se identificó las falencias detectadas en el control interno del rubro de ingresos por tasas y contribuciones en EMURPLAG EP. El enfoque del estudio fue mixto ya que se levantó información cualitativa y cuantitativa; la fase cuantitativa fue dada por la recolección de datos sobre el rubro de ingresos por tasas y contribuciones y la fase cualitativa hizo referencia al análisis de la literatura especializada y de los resultados del empleo de cuestionarios para evaluar el control interno. El alcance de la investigación fue explicativo – secuencial ya que se recurrió al uso de resultados cualitativos pata tributar a la interpretación y explicación de los datos cuantitativos relacionados con el examen especial al rubro de ingresos por tasas y contribuciones. La finalidad fue transversal ya que los datos fueron levantados y analizados en un solo momento.
Se aplicó el método analítico – sintético, a través de la descripción general de la situación actual de los ingresos para realizar la distinción, conocimiento y clasificación de sus elementos esenciales y las relaciones que mantenían entre sí; se utilizó el método inductivo – deductivo, con la detección de falencias, se obtuvo conclusiones valiosas respecto al control interno, que serán direccionadas hacia los involucrados en el proceso de examen especial; se empleó el método histórico - lógico, para obtener información sobre los ingresos por tasas y contribuciones que muestren los desfases existentes y a su vez el método estadístico, a través del cual se empleó tablas y cálculos matemáticos para medir los resultados de los datos recopilados. Como técnica directa e interactiva de recolección de datos se realizó entrevistas a los involucrados. Para el seguimiento de los procesos de faenamiento de bovino, porcino y rostizado se empleó la observación aplicando una guía de observación. Para la revisión de reportes de recaudación, reportes de ingresos, transferencias, depósitos, detalles de cartera pendiente se efectuó la revisión documental mediante el instrumento de control interno sobre la muestra tomada. La unidad de análisis fue la EMURPLAG EP; en lo concerniente a la población estuvo conformada por cinco funcionarios que se desempeñan como: Jefe Financiero, Recaudador, Jefe de Producción, Médico Veterinario y Asesor Jurídico; dado que la población fue inferior a cien no se procedió con el tratamiento muestral.
Resultados
El control interno constituye un proceso aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal de cada institución, que proporciona seguridad razonable de que se protegen los recursos y se alcancen los objetivos institucionales. Constituyen elementos del control interno: el entorno de control; la organización; la idoneidad del personal; el cumplimiento de los objetivos institucionales; los riesgos institucionales en el logro de tales objetivos institucionales y las medidas adoptadas para afrontarlos; el sistema de información; el cumplimiento de las normas jurídicas y técnicas; y, la corrección oportuna de las deficiencias de control. (Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, 2002, p. 4)
Bajo este contexto, se identificó:
En la Jefatura Financiera, como unidad responsable de planificar, dirigir y controlar las actividades del sistema financiero y asegurar su correcto funcionamiento de conformidad con las leyes, normas y políticas pertinentes, se determinó que:
· Los comprobantes de ingresos cumplen con los requisitos establecidos por el Servicio de Rentas Internas.
· Las proyecciones de recaudación efectuadas cada año son fiables en un 95%.
· Las recaudaciones en su gran mayoría son en efectivo y un 95% se las recauda en su totalidad; se efectúa arqueos cuando se reemplaza al funcionario titular.
La Recaudación, es la sección responsable de recaudar y emitir informes de los ingresos cobrados.
Los documentos que respaldan los ingresos son:
· Informe de ingresos, en el cual consta el resumen de la recaudación.
· Listado de valores pendientes de cobro, detallado por cliente y servicio.
· Informe por punto de recaudación.
· Informe de faenamiento de bovino.
· Informe de faenamiento de porcino.
· Informe de rostizado de porcino.
· Informe de otros ingresos hojas membretadas, copias.
· Depósitos
· Transferencias
· Se lleva un control actualizado de cartera vencida de años anteriores.
La Jefatura de Producción, como competencia tiene planificar, organizar y supervisar las actividades de las líneas de faenamiento y rostizado.
· Existe registro por parte de Médicos Veterinarios de ante-mortem y post mortem y un nuevo registro creado para la producción que es el registro de número de animales faenados.
· Posee un manual de procedimientos para las líneas de bovino, porcino y rostizado; el cual se pondrá a consideración del Directorio para su aprobación.
· No existe control para el cobro de faenamiento que ingresa para la distribución.
· No hay rotación de personal los días miércoles y jueves que son días de feria.
El Médico Veterinario, tiene a su cargo el control e inspección sanitaria.
· Los reportes diarios de faenamiento son entregados a la Jefatura de Producción y Jefatura Financiera.
· No se cumple con toda la cadena de producción ejemplo: no existe el baño en la manga.
El Asesor Jurídico, es el responsable de brindar asesoría jurídica y patrocinar legalmente en los asuntos judiciales y extrajudiciales que mantiene la entidad.
· Se realiza notificaciones de cartera vencida.
· Carencia de contratos para el cobro de tasas por: lavado de vísceras por ocupación m3 de agua, m3 de estiércol y desechos y ocupaciones instalaciones de la empresa lo que ocasiona dificultad en el cobro.
En los procesos de faenamiento de ganado bovino, porcino y rostizado se evidenció:
· En la línea de bovino, porcino y rostizado no se están lavando (baño) a los animales antes de comenzar con la cadena de producción.
· En la línea de porcino para un beneficiario se le están cortando las patas registrando como un porcino adicional cada 10 ejemplares; después del lavado de canales se efectúa el flameado sin ser parte del proceso de faenamiento.
· Inexistencia de Médico Veterinario en la línea de rostizado.
Con los resultados obtenidos, se consideró la necesidad de efectuar un examen especial al rubro de ingresos por tasas y contribuciones del periodo del 1 de enero del 2016 al 31 de diciembre del 2018.
Propuesta
Examen especial al rubro de ingresos por tasas y contribuciones en la Empresa Pública Municipal de Servicios de Rastro y Plazas de Ganado “EMURPLAG EP”
Figura 3: Esquema de la propuesta
Objetivo general
Comprobar la exactitud, veracidad y legalidad en los procedimientos de determinación, cobro, depósito, y contabilización de los ingresos por tasas y contribuciones de la EMURPLAG EP por el período comprendido del 1 de enero del 2016 al 31 de diciembre de 2018.
Fase I: Planificación preliminar y específica
Objetivos específicos:
· Aplicar programas específicos para el componente sujeto a examen, que comprende el empleo de algunas técnicas de auditoría, como: observación, análisis, inspección física, cálculo, etc.
· Elaborar y archivar los papeles de trabajo, junto con el expediente relativo a la planificación, para demostrar de forma suficiente, competente y relevante, los hallazgos.
· Elaborar hojas de hallazgos con los cuatro atributos, de las observaciones encontradas en el análisis del componente examinado.
· Realizar el informe de auditoría, conforme los hallazgos encontrados, los procedimientos aplicados, con los respectivos papeles de trabajo.
Figura 4: Matriz de la evaluación de control interno
Fuente: Información de entrevistas a Jefe Financiera y Producción.
Conclusiones: Como se puede observar el nivel de confianza en las normas generales corresponde al 100% dando como resultado un enfoque de cumplimiento. En los procesos de recaudación el nivel de confianza corresponde al 81,82%, y el nivel de riesgo corresponde al 18,18%, esos resultados demuestran que la entidad pública se encuentra cumpliendo con los procesos de recaudación de una manera efectiva. En el procedimiento de determinación y control se estableció un nivel bajo de confianza del 25,00%, y un nivel de riesgo alto del 75,00%, estos resultados dejan en evidencia que el procedimiento de determinación y control requieren de un mayor control y supervisión.
Figura 5: Programa de Trabajo
Fase II: Ejecución
Hoja de hallazgos
Título
Cobros por ingresos de servicio de “sellaje de ganado porcino en mercados”, sin aplicación de la ordenanza.
Condición
Durante el período sujeto a examen, se determinó que la empresa tuvo ingresos por tasas y contribuciones de 6 053 418,16 USD, de los cuales el monto recaudado por el servicio de “sellaje de ganado porcino en mercados” fue de 147 829,00 USD, este servicio se facturó a un valor de 2,75 USD por cabeza de ganado porcino y no por 10,00 USD como lo establece el Artículo 6 de la Ordenanza que determina las tasas por servicio de rastro y plazas de ganado de la Empresa Pública Municipal de Servicios de Rastro y Plazas de Ganado “EMURPLAG EP”, publicada en el Registro Oficial 704, Suplemento de 16 de mayo de 2012, vigente.
Criterio
La Ordenanza en su artículo 5 establece que le corresponde a la empresa el recaudo de la tasa o las tasas por los diversos servicios o, a su vez el Gerente General de la empresa por acto administrativo será el encargado de delegar dicha función, lo cual será comunicado a los miembros del Directorio de la Empresa; el Art. 6 de la misma ordenanza, decreta las tasas y las respectivas tarifas por concepto de los servicios que ofrece la entidad, determinando un valor de 10,00 USD por concepto de “sellaje de ganado porcino en mercados”. Además, la Ordenanza de creación de la EMURPLAG EP en los literales a) y m), del Art. 19 señala: son deberes y atribuciones de la Gerente o el Gerente General asegurar la implementación, funcionamiento y actualización de los sistemas de administración financiera, presupuesto, de determinación y recaudación de los recursos financieros.
Causa
La Gerente que actuó desde el 28 de septiembre del 2015 al 1 de marzo del 2016 y el Gerente que actuó desde el 2 de marzo del 2016 al 11 de abril del 2018 y la Gerente que actuó del 12 de abril del 2018 al 29 de mayo del 2019, como deberes y atribuciones tiene: definir, conducir, organizar y supervisar la gestión de la empresa, asegurando la correcta ejecución, labor y actualización de los respectivos sistemas financieros, presupuestarios, de determinación y recaudación de los recursos financieros, de tesorería y de contabilidad, incluyendo el control interno de estos sistemas; al no supervisar la aplicación de la ordenanza que establece las tasas por servicios, no permitieron el cobro correcto del servicio de “sellaje de ganado porcino en mercados”. A pesar de que el hecho fue informado por la Jefa Financiera con Memorando JF-2015-0123 de 28 de septiembre del 2015 a la Gerente que actuó del 28 de septiembre del 2015 al 1 de marzo del 2016 y del 12 de abril del 2018 al 29 de mayo del 2019 y Memorando JF-2017-0055 de 22 de mayo del 2017 le comunicó al Gerente que actuó del 2 de marzo del 2016 a 11 de abril del 2018; sin que en ninguno de los casos se evidencie documentadamente, las acciones realizadas por las autoridades actuantes durante el período sujeto a examen.
Efecto
En consecuencia, la EMURPLAG EP durante el período examinado, facturó ingresos por tasas y contribuciones por servicio de sellaje de ganado porcino en mercados por un valor de 147 829,00 USD, lo que ha causado que la Empresa haya dejado de percibir más ingresos de lo recaudado.
Conclusión
Los valores recaudados por el servicio de “sellaje de ganado porcino en mercados” se facturaron a un valor de 2,75 USD por cabeza de ganado porcino, a pesar que la Ordenanza que establece las tasas por servicio mantiene un costo de 10,00USD, ocasionando que la empresa deje de percibir esos ingresos, por cuanto los Gerentes no ordenaron dicho cobro.
Recomendación
El Gerente dispondrá a la Jefatura Financiera, la aplicación de las tasas aprobadas en la Ordenanza, vigente, a fin de que el recaudador efectué el cobro correspondiente.
Título
Falta de entrega diaria de reportes de producción (número de animales faenados).
Condición
En el período de evaluación se determinó que no existe entrega de reportes diarios de producción; los mismos que sirven para conciliar número de animales faenados versus número de animales facturados; estos reportes deben ser elaborados por los responsables de cada línea de faenamiento y rostizado y presentados por el Jefe de Producción al Departamento Financiero para su respectivo control interno.
Criterio
Esta situación contraviene a lo que indica el manual de descripción, valoración y clasificación de puestos, en las actividades del Jefe de Producción; en el ítem diecinueve indica que una de sus actividades es: emitir información o informes para diferentes áreas, entes de control y otros, en temas inherentes a la gestión del área a su cargo, de acuerdo a los requerimientos de la EMURPLAG EP. Además de lo determinado en las NCI 100-03 Responsables del Control Interno, NCI 200-07 Coordinación de acciones organizacionales y NCI 401-03 Supervisión.
Causa
El Jefe de Producción encargado en funciones del 1 de enero del 2016 al 18 de abril del 2017 y del 6 de mayo del 2017 al 19 de diciembre del 2017 y del 8 de enero del 2018 al 26 de febrero del 2018; la Jefa de Producción encargada que actuó desde el 19 de abril del 2017 al 05 de mayo del 2017 y del 20 de diciembre del 2017 al 07 de enero del 2018 y el 01 de marzo del 2018 al 25 de junio del 2019 como responsables de la emisión de informes de faenamiento no realizaron la entrega diaria de reportes.
Efecto
Al no cotejar el total de ingresos recaudados con el número de animales faenados, no se podría corroborar si en realidad se facturaron todos los animales que llegaron para ser faenados.
Conclusión
El Jefe de Producción no está cumpliendo con sus obligaciones descritas en el manual de descripción, valoración y clasificación de puestos, en cuanto a la entrega diaria de reportes de número de animales faenados.
Recomendación
El Gerente dispondrá al Jefe de Producción la elaboración y entrega de un reporte diario de animales faenados.
Fase III: Informe
Capítulo I
Información introductoria
Motivo del examen
En vista de la importancia que tiene el rubro de ingresos por tasas y contribuciones y por el impacto que merece el análisis completo de la auditoría, se realizó un examen especial al período del 1 de enero del 2016 al 31 de diciembre del 2018.
Objetivos del examen
Comprobar la exactitud, veracidad y legalidad en los procedimientos de determinación, recaudación, depósito y registro de los ingresos.
Alcance del examen
El examen especial se realizará a los ingresos por tasas y contribuciones del período del 01 de enero del 2016 al 31 de diciembre del 2018.
Base legal
Con ordenanza de constitución, se creó la Empresa Municipal de Rastro y Plazas del Ganado del cantón Cuenca (EMUPLAC), aprobada en primer y segundo debate en sesión del Ilustre Concejo Cantonal, de 5 de enero y 2 de agosto de 2000; mediante acto normativo se emitió su reforma y codificación de la Ordenanza de Constitución de la Empresa Municipal de Servicios de Rastro y Plazas de Ganado del cantón Cuenca (EMURPLAG), aprobado en las sesiones ordinarias de 11 de enero y 19 de abril de 2006; otra reforma en su razón social, se realizó en dos sesiones ordinarias del Ilustre Concejo Cantonal, de 18 de febrero y 18 de marzo de 2010, en la que se aprobó la Ordenanza de Constitución, Organización y Funcionamiento de la "Empresa Pública Municipal de Servicios de Rastro y Plazas de Ganado EMURPLAG EP", promulgada el 6 de abril de 2010.
Estructura orgánica
La estructura administrativa de la EMURPLAG EP, responde a la siguiente estructura organizacional:
Nivel de gobierno: Directorio de la empresa, conformado por:
· Alcalde de Cuenca (Presidente)
· Un funcionario del GAD de Cuenca, responsable del Área Administrativa (designado por el Alcalde)
· Un Concejal, (designado por el Concejo Municipal)
· Un delegado de la parroquia del centro de faenamiento.
· Un representante de las Cámaras de la Producción del Azuay y Universidades del cantón, que actuarán alternamente.
Nivel ejecutivo: Gerente General
Nivel asesor: - Asesor Jurídico
- Auditoría Interna y Planificación
Nivel de apoyo: - Dirección de Planificación
- Jefatura de Producción
- Jefatura Administrativa
- Jefatura Financiera
Nivel operativo: - Planta de Faenamiento
- Planta de Compostaje
Fuente: Art. 7, 23 y 24 de la Ordenanza de Constitución y Funcionamiento de la EMURPLAG EP, promulgada el 2010-04-06.
Objetivo de la entidad
Los objetivos estratégicos se concretan en base a la misión, visión y valores organizacionales, empleando la metodología del Balanced Scorecard y sus cuatro perspectivas para hacer un análisis integral de la organización:
- Sostenibilidad: ¿Cómo debemos ser vistos por nuestros grupos de interés?
- Clientes/mercado: ¿Cómo debemos ser percibidos por nuestros clientes y segmentos de mercado?
- Procesos internos: ¿En cuáles procesos internos debemos ser mejores?
- Aprendizaje y crecimiento. - Capacidad de cambiar y perfeccionar.
Fuente: Plan estratégico EMURPLAG EP 2015 - 2020
Monto de recursos examinados
Fuente: Cédula de ingresos, EMURPLAG EP al 31 de diciembre del 2016, 2017 y 2018.
Servidores relacionados
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Cargo |
Período de gestión |
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Inicio |
Fin |
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Gerente |
28/09/2015 |
01/03/2016 |
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Gerente |
02/03/2016 |
11/04/2018 |
|
Gerente |
12/04/2018 |
29/05/2019 |
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Asesor Jurídico |
03/08/2016 |
22/08/2016 |
|
Asesor Jurídico |
01/09/2016 |
12/03/2017 |
|
Asesor Jurídico |
09/05/2017 |
09/08/2017 |
|
Asesor Jurídico |
01/09/2017 |
28/02/2018 |
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Asesor Jurídico |
19/03/2018 |
26/04/2019 |
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Jefe Administrativo |
01/12/2001 |
31/12/2018 |
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Jefe Financiero |
02/01/2003 |
ACTUALIDAD |
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Contadora |
01/10/2010 |
ACTUALIDAD |
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Recaudador |
01/01/2012 |
ACTUALIDAD |
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Jefe de Producción |
01/12/2001 |
16/02/2018 |
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Supervisor de Calidad |
01/09/2013 |
ACTUALIDAD |
Capítulo II
Resultados del examen
Seguimiento al cumplimiento de recomendaciones
La Contraloría General del Estado mediante la unidad de auditoría externa de la Dirección Provincial del Azuay, realizó el examen especial a los ingresos por tasas y contribuciones, gastos en personal corriente y producción, gasto en bienes y servicios, y a la administración del talento humano de la EMURPLAG EP, por el periodo comprendido entre el 1 de enero de 2010 hasta el 31 de diciembre del 2013, cuyo informe general DR2–DPA–AE–0051-2015 se aprobó el 29 de julio del 2015; en este informe se establecieron 3 recomendaciones de las cuales, la primera está relacionada al alcance del presente examen especial. De la revisión realizada a los documentos de respaldo se verificó que la primera recomendación se ha cumplido.
Cobros por ingresos de servicio de “sellaje de ganado porcino en mercados”, sin aplicación de la ordenanza.
Los valores recaudados por este servicio se facturaron a un valor de 2,75 USD por cabeza de ganado porcino, a pesar que la ordenanza establece un costo de 10,00 USD, ocasionando que la empresa deje de percibir esos ingresos, por cuanto lo Gerentes no ordenaron dicho cobro.
Falta de entrega diaria de reportes de producción (número de animales faenados).
El Jefe de Producción no está cumpliendo con las obligaciones descritas en el manual de descripción, valoración y clasificación de puestos, en cuanto a la entrega diaria de reportes de número de animales faenados.
Conclusiones
· El rol del auditor es aportar a que las entidades públicas o privadas que son auditadas, conozcan sus debilidades, acrecienten sus fortalezas y crezcan cada vez más contribuyendo al desarrollo económico del país. Todo estado tiene su marco legal en el que señala la necesidad de efectuar o realizar la supervisión y verificación de las auditorías y que estas se cumplan con eficacia, eficiencia y transparencia.
· Siempre el auditor debe aplicar los tres momentos indispensables cuando realiza su labor de auditoría: planificación, etapa en la que levanta información revisando archivos, las instalaciones con las que cuenta la entidad auditada, efectuando entrevistas a los funcionarios relacionados al rubro o rubros a examinar, teniendo presente que habrá riesgos los cuales hay que vencerlos para evitar inobservancias que perjudiquen o dificulten la auditoría. La segunda etapa es la ejecución en la que se elaboran diversas pruebas que posibilitan identificar los hallazgos basados en papeles de trabajo los cuales son la base para llegar a la tercera fase que es la comunicación de resultados a través del informe escrito.
· El examen especial analiza y evalúa las operaciones administrativas, financieras y de producción de toda empresa pública, dando las pautas de éxito para continuar mejorando en el día a día o revelando facetas que requieran ser atendidas por la autoridad competente y así efectuando correctivos a su debido momento.
· La matriz de evaluación y control interno en los procedimientos de determinación y control efectuado durante la investigación reveló un nivel de confianza de riesgo bajo y un riesgo alto en lo concerniente al riesgo inherente, es decir; que no hubo control interno lo que precisa una mayor supervisión en las líneas de faenamiento de ganado bovino, porcino y rostizado.
· En lo concerniente a los resultados del examen especial aplicado a la EMURPLAG EP se observó el incumplimiento de la Ordenanza emitida el 16 de mayo de 2012 que establece las tasas por servicio de rastro y plazas de ganado, en consecuencia, las recaudaciones por servicio de sellaje de ganado porcino en mercados son inferiores a las establecidas por el Directorio de la empresa y expedidas por el Ilustre Concejo Cantonal de Cuenca.
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